Μήτρα του Αϊζενχάουερ. Ή πώς να ιεραρχήσετε τα πράγματα σωστά; Eisenhower Matrix: γρήγορος καθορισμός στόχων και έλεγχος των τρεχουσών υποθέσεων Πώς να εργαστείτε με το Eisenhower Matrix

Γειά σου! Σε αυτό το άρθρο θα μιλήσουμε για ένα από τα πιο αποτελεσματικά εργαλεία διαχείρισης χρόνου - τον πίνακα Eisenhower.

Σήμερα θα μάθετε:

• Τι είναι η μήτρα του Αϊζενχάουερ;
• Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το matrix σε Καθημερινή ζωή(με παραδείγματα)
• Ποιες τεχνικές θα σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε χρόνο;

«Είναι μια κουραστική μέρα μέχρι το βράδυ, αν δεν υπάρχει τίποτα να κάνεις», λέει η δημοφιλής σοφία. Εντελώς διαφορετικοί αφορισμοί προκύπτουν από πολυάσχολους ανθρώπους που αγωνίζονται με τον χρόνο: «Πώς μπορούμε να προσθέσουμε μια εικοστή πέμπτη ώρα στην ημέρα;»

Σε συνθήκες πολλαπλών εργασιών, αργά ή γρήγορα κάθε επιχειρηματίας αντιμετωπίζει το ζήτημα της σωστής κατανομής των πόρων του χρόνου. Οι συνθήκες εκκίνησης είναι ίσες για κάθε κάτοικο του πλανήτη - μια ώρα περιλαμβάνει εξήντα λεπτά για όλους απολύτως. Αλλά το πόσο αποτελεσματικά οι άνθρωποι διαχειρίζονται το χρόνο τους κάνει μεγάλη διαφορά μεταξύ τους επιτυχημένο άτομοκαι ένας αιώνιος χαμένος.

Η μήτρα του Αϊζενχάουερ ως μέθοδος οργάνωσης του χρόνου

Η διαχείριση χρόνου, ή, είναι ο συνειδητός έλεγχος του χρόνου που αφιερώνεται σε συγκεκριμένες δραστηριότητες προκειμένου να αυξηθεί η αποτελεσματικότητα και η παραγωγικότητά τους.

Μήτρα του Αϊζενχάουερ είναι ένα από τα δημοφιλή εργαλεία διαχείρισης χρόνου που χρησιμοποιείται για την ιεράρχηση επαγγελματικών και προσωπικών εργασιών. Βασίζεται στην αρχή της διαίρεσης όλων των υποθέσεων σε τέσσερις κατηγορίες, ανάλογα με τον βαθμό σπουδαιότητάς τους και τον επείγοντα χαρακτήρα τους. Ο πίνακας είναι πιο βολικός στη χρήση για βραχυπρόθεσμο και μεσοπρόθεσμο σχεδιασμό.

Αυτή η προσέγγιση επινοήθηκε από τον Ντουάιτ Ντέιβιντ Αϊζενχάουερ, στρατηγό του στρατού κατά τη διάρκεια του Β' Παγκοσμίου Πολέμου και αργότερα τον τριάντα τέταρτο Πρόεδρο των Ηνωμένων Πολιτειών. Ο πολιτικός πάντα θαύμαζε τους γύρω του με την ικανότητά του να κάνει τα πάντα.

Μια φορά κι έναν καιρό, ένας Αμερικανός έψαχνε μάταια κάποιον αποτελεσματικό τρόπο διαχείρισης του χρόνου και, μη βρίσκοντας τον ανάμεσα στους ήδη υπάρχοντες, τον ανέπτυξε μόνος του. Το Time Matrix εξακολουθεί να είναι εκπληκτικό στην απλότητα και την ιδιοφυΐα του, και εκατομμύρια άνθρωποι σε όλο τον κόσμο το χρησιμοποιούν για προγραμματισμό.

Οπτικά, ο πίνακας προτεραιότητας χωρίζεται σε τέσσερα τεταρτημόρια, όπου τα πράγματα χωρούν σε κατηγορίες: σημαντικά και επείγοντα, σημαντικά και μη επείγοντα, ασήμαντα και επείγοντα, ασήμαντα και μη επείγοντα.

Ο χρήστης του πίνακα καλείται να εισαγάγει όλες τις προγραμματισμένες δραστηριότητές του σε αυτά τα τεταρτημόρια. Η μεγαλύτερη δουλειά συμβαίνει ακριβώς όταν ένα άτομο κάνει μια επιλογή μεταξύ αυτών των πεδίων, αποφασίζοντας έτσι ποια πράγματα πρέπει να γίνουν πρώτα και ποια μετά.

Χαρακτηριστικά τεταρτημορίων

Τετάρτη Α: σημαντικό και επείγον

Αυτό το πεδίο θα πρέπει να χρησιμοποιείται για την καταγραφή θεμάτων που σχετίζονται με τομείς προτεραιότητας της ζωής ενός ατόμου και δεν μπορούν να καθυστερήσουν. Οι τομείς αυτοί είναι συνήθως η οικογένεια, η καριέρα (για φοιτητές – σπουδές), η υγεία και η ασφάλεια.

Αυτές οι περιπτώσεις αντιστοιχούν στις ακόλουθες δηλώσεις:

1. Αν δεν το κάνετε αυτό στο εγγύς μέλλον, θα σας απομακρύνει σημαντικά από έναν από τους μακροπρόθεσμους στόχους της ζωής σας.

Παράδειγμα.Αναμένετε προαγωγή στο εγγύς μέλλον. Ο διαχειριστής σας ζητά να υποβάλετε μια αναφορά προόδου το συντομότερο δυνατό. Είναι σημαντικό; Ναι, γιατί δεν θέλετε να χάσετε μια ευκαιρία για επαγγελματική ανάπτυξη. Αυτό είναι επείγον; Ναι, γιατί τώρα είναι η ώρα να δείξετε τις επιδόσεις σας.

1. Εκπρόθεσμη αίτηση για ιατρική φροντίδαμπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες.

Παράδειγμα.Έχεις πονόδοντο. Σπουδαίος; Όλα όσα σχετίζονται με την υγεία είναι πάντα σημαντικά. Επειγόντως; Κινδυνεύετε να χάσετε το δόντι σας και δεν θα διαρκέσετε πολύ με παυσίπονα.

Τεταρτήμα Β: σημαντικό και μη επείγον

Οι επιτυχημένοι άνθρωποι κάνουν το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς τους σε αυτό το τεταρτημόριο. Αυτές είναι καθημερινές δραστηριότητες που πάντα χρησιμεύουν για την επίτευξη σημαντικών στόχων σε όλους τους τομείς της ζωής. Είναι όλα σημαντικά, αλλά δεν υπάρχει βιασύνη, όπως συμβαίνει με το Α τεταρτημόριο.

Ένας επιτυχημένος άνθρωπος δεν φέρνει τις σημαντικές του υποθέσεις σε κατάσταση έκτακτης ανάγκης, αλλά τις ολοκληρώνει σταδιακά. Τις περισσότερες φορές έχει χρόνο για να πάρει αποφάσεις στοχαστικά, χτίζοντας το κτίριο του μελλοντικού του τούβλο τούβλο.

Αυτή η ζώνη περιλαμβάνει όλες τις καθημερινές δραστηριότητες που σχετίζονται άμεσα με τομείς προτεραιότητας της ζωής: εργασία, οικογένεια, αυτοανάπτυξη, υγεία.

Για αυτούς ισχύει ένα μόνο κριτήριο:

• Η εργασία πρέπει να ολοκληρωθεί, αλλά μπορεί να αναβληθεί για λίγο εάν προκύψει κάτι σημαντικό και επείγον.

Παράδειγμα.Είσαι προγραμματιστής και πρέπει να υποβάλεις το πρόγραμμα που έγραψες μέχρι τη Δευτέρα. Σήμερα είναι μόλις Πέμπτη, τα έχετε όλα έτοιμα, αλλά αποφασίσατε να αναβάλετε την υποβολή της εργασίας σας μέχρι την Παρασκευή για να ελέγξετε ξανά τα πάντα προσεκτικά.

Οι περιπτώσεις από το τεταρτημόριο Β, αν δεν δοθεί αρκετή προσοχή, μπορούν να μεταναστεύσουν στο τεταρτημόριο Α. Ο στόχος σας είναι να αποτρέψετε αυτό να συμβεί. Συμβαίνει να εμφανίζεται ξαφνικά ένα σημαντικό θέμα, για λόγους που δεν ελέγχουν. Αλλά συχνά εμείς οι ίδιοι φέρνουμε τα πράγματα σε αυτήν την κατάσταση, αγνοώντας τις προληπτικές εξετάσεις με γιατρό και αναβάλλοντας την ολοκλήρωση σημαντικών εργασιών μέχρι την προθεσμία.

Τετάρτη S: Ασήμαντο και επείγον

Αυτές οι εργασίες βρίσκονται σε κάποια απόσταση από τις κύριες προτεραιότητές σας, αλλά η εκτέλεση τους κάνει τη ζωή σας πιο άνετη και μπορεί να σας εξυπηρετήσει καλά με την πάροδο του χρόνου.

Αυτή η περιοχή περιέχει συσκέψεις και συνομιλίες που παρακολουθείτε από ευγένεια ή από ανάγκη, συμπεριλαμβανομένων γενεθλίων όχι πολύ στενών ανθρώπων, απροσδόκητων οικιακών δουλειών και ορισμένων εργασιακών εργασιών.

Οι υποθέσεις αυτού του τεταρτημορίου έχουν τα ακόλουθα χαρακτηριστικά:

1. Η γρήγορη ολοκλήρωση αυτής της εργασίας θα βοηθήσει.

Παράδειγμα.Σχεδιάζατε να αγοράσετε ένα κλιματιστικό και ακούσατε για μια πώληση που θα διαρκέσει μόνο μια μέρα. Σπουδαίος; Όχι ιδιαίτερα. Ο κόσμος δεν θα καταρρεύσει αν δεν αγοράσετε ένα κλιματιστικό φθηνότερο από όσο σχεδιάσατε. Επειγόντως; Ναι, η πώληση ισχύει για μία ημέρα. Ένα ωραίο μπόνους: μια επείγουσα αγορά θα σας επιτρέψει να εξοικονομήσετε λίγο τον προϋπολογισμό της οικογένειάς σας.

1. Έμμεσα, η ολοκλήρωση αυτών των εργασιών μπορεί να ωφελήσει τους υποκείμενους στόχους, αν και αυτό δεν είναι εγγυημένο.

Παράδειγμα.Είστε δημοσιογράφος. Είστε καλεσμένοι σε ένα συμπόσιο, όπου μπορεί να έρθει ο εκδότης της εφημερίδας που σας ενδιαφέρει. Σπουδαίος; Όχι ιδιαίτερα, όλα είναι πολύ ασαφή. Επειγόντως; Ναι, επειδή το συμπόσιο δεν θα διαρκέσει για πάντα, πρέπει να πάρετε μια απόφαση - είτε να πάτε είτε όχι.

Είναι πιθανό να βρείτε κάποιον να αναθέσει μια υπόθεση από αυτό το τεταρτημόριο. Ο σύζυγος, ο γνωστός, ο συνάδελφος, ο υφιστάμενος σας μπορεί να κάνει κάποια ασήμαντη επείγουσα δουλειά για εσάς.

Τετάρτη Δ: Ασήμαντο και μη επείγον

Όλα τα θέματα σε αυτό το τεταρτημόριο μπορούν να χωριστούν σε επιχειρήσεις και ψυχαγωγία. Οι εκκρεμότητες περιλαμβάνουν εργασίες που εξασφαλίζουν την άνεσή σας και κάνουν εσάς και τη ζωή σας πιο όμορφη (για παράδειγμα, φροντίδα για εσάς εμφάνιση), αλλά το θέμα μπορεί να περιμένει λίγο.

Για μια γυναίκα, αυτό θα μπορούσε να είναι μια επίσκεψη σε έναν μανικιουρίστα για έναν άνδρα, θα μπορούσε να είναι το πλύσιμο του αυτοκινήτου του. Φυσικά, αυτά τα πράγματα είναι σημαντικά από μόνα τους, αλλά όχι σε σχέση με τους κύριους τομείς της ζωής σας.

Η δεύτερη ομάδα περιλαμβάνει ένα ευχάριστο χόμπι. Συνήθως πιστεύεται ότι δεν υπάρχει κανένα όφελος από αυτά τα καθήκοντα, ονομάζονται «σπατάλη χρόνου», παρουσιάζονται ως πράγματα που οι άνθρωποι δεν θα προτιμούσαν να κάνουν και η απαλλαγή από αυτά είναι ένας αξιέπαινος στόχος.

Μόνο τόσο κατηγορηματικά μπορεί να μιλήσει κανείς κακές συνήθειεςόπως το κάπνισμα και η συστηματική κατανάλωση ισχυρού αλκοόλ. Παραδείγματα περιπτώσεων όπως η επικοινωνία σε στα κοινωνικά δίκτυα, βλέποντας ελαφριές ταινίες, παρέα σε κλαμπ, παίζοντας παιχνίδια στον υπολογιστή - όλα αυτά έχουν δικαίωμα να είναι και είναι απαραίτητα για έναν άνθρωπο αν τον χαλαρώνουν και του δίνουν ευχαρίστηση.

Πρώτον, ένα άτομο δεν είναι ρομπότ, πρέπει να κάνει κάτι μόνο για την ψυχή.

Δεύτερον, ασήμαντα και μη επείγοντα θέματα μπορεί να είναι ωφέλιμα. Πολλά παιχνίδια στον υπολογιστήαναπτύξτε τη σκέψη, η επικοινωνία στα κοινωνικά δίκτυα σας διδάσκει να εκφράζετε σκέψεις, ο χορός σε κλαμπ σας βοηθά να ζεσταθείτε. Επιπλέον, είναι από καιρό γνωστό ότι η αλλαγή δραστηριότητας είναι η καλύτερη ξεκούραση.

Η βασική προϋπόθεση για αυτό το τεταρτημόριο είναι να μην το αφήσετε να σας καταλάβει τον περισσότερο χρόνο και να αγνοήσετε τα κύρια πράγματα που σας οδηγούν μπροστά στη ζωή.

Πώς να εφαρμόσετε τη μήτρα του Αϊζενχάουερ στην πράξη

Έτσι, αφού αναθεωρήσετε το θεωρητικό μέρος, μπορείτε να ζήσετε την επίδραση της μήτρας στον εαυτό σας.

1. Το βράδυ πριν από την πρώτη ημέρα του πειράματός σας, ανοίξτε το ημερολόγιο στην κατάλληλη ημερομηνία και σχεδιάστε ένα τετρασέλιδο. Τοποθετήστε τα με ετικέτα όπως φαίνεται στη μήτρα. Εάν δεν έχετε ημερολόγιο, μπορείτε να πάρετε ένα κανονικό φύλλο. Εάν έχετε πάντα μαζί σας tablet ή φορητό υπολογιστή, μπορείτε να δημιουργήσετε μια μήτρα στο Excel.
2. Σε ένα ξεχωριστό φύλλο χαρτιού, σημειώστε σε μια στήλη όλα τα πράγματα που σκοπεύετε να κάνετε αύριο (όταν αποκτήσετε την ικανότητα να διανέμετε γρήγορα όλα τα πράγματα στη μήτρα, δεν θα χρειάζεστε πλέον αυτό το αντικείμενο).
3. Διαβάστε τις περιπτώσεις μία κάθε φορά και ξαναγράψτε κάθε μία στο κατάλληλο τεταρτημόριο του πίνακα. Για να το κάνετε αυτό, χρειάζεται μόνο να απαντήσετε σε δύο ερωτήσεις: Είναι σημαντικό; Είναι επείγον;

1. Στην περίπτωση της έντυπης έκδοσης, αφήστε ελεύθερο χώρο σε κάθε πεδίο - αύριο θα θυμάστε άλλα πράγματα να κάνετε και θα τα προσθέσετε.
2. Επισημάνετε τις ήδη ολοκληρωμένες εργασίες με δείκτη (χρώμα).
3. Στο τέλος της ημέρας, μεταφέρετε τις μη ολοκληρωμένες εργασίες στην επόμενη μέρα (φροντίστε να τις ξαναγράψετε σε μια νέα επέκταση του ημερολογίου ή να τις αντιγράψετε σε μια νέα καρτέλα του Excel - διαφορετικά θα "χαθούν").
4. Μην αρνηθείτε στον εαυτό σας την ευχαρίστηση στο τέλος της ημέρας να αναθεωρήσετε όλα τα «χρωματιστά» μέρη της μήτρας σας, δηλαδή όλες τις ολοκληρωμένες εργασίες. Θα νιώσετε την ικανοποίηση ενός επιχειρηματία που η μέρα του δεν πήγε χαμένη.

Παράδειγμα ολοκληρωμένου πίνακα Eisenhower

Με το παράδειγμά μας, θα κάνουμε όπως σας συμβουλεύσαμε στην προηγούμενη παράγραφο - πρώτα θα γράψουμε όλες τις περιπτώσεις στη σειρά και στη συνέχεια θα τις διανείμουμε στη μήτρα. Στο παράδειγμα πρώτου προσώπου, ένας επαγγελματίας θεραπευτής μασάζ θα σκεφτεί.

Ακολουθεί ο κατάλογος των εργασιών του για την ημέρα (με σχολιασμό για να κατανοήσει ο αναγνώστης τον βαθμό σπουδαιότητας και επείγουσας ανάγκης):

• Σήμερα υπάρχουν 4 μασάζ: στις 9 η ώρα, στις 11 η ώρα, στις 15 η ώρα, στις 20 η ώρα (στα διαλείμματα θα κάνω άλλα πράγματα).
• Πηγαίνετε στο λογιστήριο (σύμφωνα με τη σύμβαση, θα πρέπει να λάβω το 60% του κόστους για ένα μασάζ, αλλά στην πραγματικότητα λαμβάνω μόνο το 50% - καταλάβετε γιατί).
• Αγοράστε τροφή για τη γάτα (καλό πράγμα που κοίταξα - απομένει μόνο ένα τάισμα).
• Επισκεφθείτε έναν φίλο στο νοσοκομείο (ένας στενός φίλος που έσπασε το χέρι του χθες, φέρτε του κάτι νόστιμο).
• Πηγαίνετε στην τράπεζα, κάντε μια πληρωμή για την υποθήκη (σήμερα είναι η τελευταία μέρα που μπορείτε να πληρώσετε χωρίς πρόστιμο).
• Σταματήστε από το σπίτι ενός φίλου για να πάρετε μια σκηνή (σήμερα είναι Τρίτη, σχεδιάζουμε ένα οικογενειακό κάμπινγκ το Σάββατο).
• Πηγαίνετε στην πισίνα (όσο πιο συχνά πηγαίνω, τόσο το καλύτερο).
• Αγοράστε είδη παντοπωλείου (υπάρχουν ακόμα κάποια πράγματα στο ψυγείο, θα αντέξουμε μερικές μέρες).
• Απάντηση σε μηνύματα στο WhatsApp και στο VKontakte (μόνο συνομιλίες).
• Εξασκηθείτε στα αγγλικά για τουλάχιστον 20 λεπτά (υπάρχουν πολλοί ξένοι μεταξύ των πελατών, πρέπει να βελτιώσετε τη γλώσσα σας).
• Αγοράστε μια νέα φλάντζα για τη βρύση (η βρύση στάζει ακόμα, αλλά είναι στα πρόθυρα).
• Πηγαίνετε σε ένα ραντεβού με έναν οφθαλμίατρο (κάθε χρόνο, για κάθε περίπτωση, υποβάλλομαι σε εξέταση).
• Κάντε ένα κούρεμα (η εμφάνιση είναι ακόμα τακτοποιημένη, αλλά είναι καλύτερα να μην το καθυστερήσετε).
• Στείλτε ένα βιβλίο για ασκήσεις για τους μυς της πλάτης σε έναν συνάδελφο (υποσχέθηκα ότι μόλις βρεθώ στον υπολογιστή, θα το στείλω αμέσως).

	ΕΠΕΙΓΟΝΤΩΣ	ΜΗ ΒΙΑΖΕΣΑΙ
ΣΠΟΥΔΑΙΟΣ	Σήμερα γίνονται 4 μασάζ: στις 9 π.μ., στις 11 π.μ., στις 3 μ.μ., στις 8 μ.μ. Επισκεφθείτε έναν φίλο στο νοσοκομείο	Επισκεφθείτε φίλους για μια σκηνή (οικογενειακό κάμπινγκ) Πηγαίνετε σε ένα ραντεβού με έναν οφθαλμίατρο Πήγαινε στη λογιστική Εξάσκηση στα αγγλικά
ΔΕΝ ΕΧΕΙ ΣΗΜΑΣΙΑ	Πηγαίνετε στην τράπεζα, κάντε μια πληρωμή στεγαστικού δανείου Αγοράστε τροφή για γάτες Αγοράστε μια νέα φλάντζα βρύσης Στείλτε το βιβλίο σε έναν συνάδελφο	Κουρεύομαι Αγοράστε προϊόντα Πήγαινε στην πισίνα Απαντήστε σε μηνύματα στο WhatsApp και στο VKontakte

Θυμηθείτε: το ίδιο πράγμα για διαφορετικοί άνθρωποιμπορεί να ζει σε διαφορετικά τεταρτημόρια της μήτρας. Για παράδειγμα, για κάποιον, η ενασχόληση με ένα χόμπι μπορεί να είναι τόσο σημαντικό όσο και ασήμαντο. Εσείς και μόνο εσείς μπορείτε να διανείμετε τις υποθέσεις σας όπως βλέπετε τις προτεραιότητες της ζωής σας.

Κάτω από ποιες συνθήκες θα σας είναι χρήσιμο το Matrix του Eisenhower;

Ορισμένοι σκεπτικιστές πιστεύουν ότι ο πίνακας Eisenhower είναι κατάλληλος μόνο για διευθυντές, ενώ ένας απλός υπάλληλος, εργαζόμενος ή νοικοκυρά δεν θα μπορεί να τον χρησιμοποιήσει στην πράξη (κάτι που είναι ψευδές - ο πίνακας είναι καθολικός, το αποδείξαμε λαμβάνοντας ως ένα παράδειγμα οι περιπτώσεις ενός θεραπευτή μασάζ, όχι ενός επιχειρηματία).

Στην πραγματικότητα, το ερώτημα δεν αφορά τη δυνατότητα ή την αδυναμία χρήσης του πίνακα, αλλά για την καταλληλότητα της χρήσης του.

Το σύστημα Eisenhower χρησιμοποιείται για τον προγραμματισμό κάθε ημέρας. Αυτό είναι μιλάμε γιαόχι για μακροπρόθεσμα σχέδια (χτίστε ένα σπίτι, πηγαίνετε διακοπές, αποφοιτήστε από το πανεπιστήμιο), αλλά για τρέχουσες εργασίες.

Από τη μια πλευρά, εάν ένα άτομο έχει τόσο λίγες καθημερινές εργασίες που η μνήμη του μπορεί να τις αντιμετωπίσει εύκολα, δεν έχει νόημα να χρησιμοποιήσει τον πίνακα. Για παράδειγμα, ολόκληρο το σχέδιο ενός υπαλλήλου για την ημέρα είναι να περάσει τις οκτώ ώρες του στη δουλειά και μετά να πιει μπύρα με φίλους το βράδυ. Αυτό το τραπέζι δεν είναι για τέτοιους ανθρώπους.

Από την άλλη πλευρά, εάν ένα άτομο έχει στόχους σε όλες τις πτυχές της ζωής του - στην εργασία, τη μελέτη, την αυτοανάπτυξη, την οικογένεια, τα χόμπι, αν προσπαθεί να είναι ο κύριος της εποχής του και να μην ακολουθεί τη ροή της - Το άτομο έχει πάντα πολλές καθημερινές εργασίες. Και αφού δεν θέλει να τα χάσει από τα μάτια του, αυτή η μήτρα είναι για αυτόν.

Το Matrix του Eisenhower δεν είναι πανάκεια για την αιώνια έλλειψη χρόνου. Είναι περισσότερο ένα μίνι μάθημα για την ιεράρχηση προτεραιοτήτων.

Μην εκπλαγείτε αν στην αρχή σας είναι δύσκολο να ταξινομήσετε τα πράγματα σε τεταρτημόρια. Τη στιγμή που σκέφτεσαι και το κάνεις, μαθαίνεις. Και το να μάθεις κάτι πολύτιμο απαιτεί πάντα κάποια προσπάθεια.

Μην απελπίζεστε - αφού δουλέψετε με το τραπέζι για αρκετές ημέρες στη σειρά, θα αποκτήσετε μια δεξιότητα που θα μετατραπεί σε δεξιότητα. Στη συνέχεια, η ιεράρχηση προτεραιοτήτων θα γίνει αυτόματη.

Λοιπόν, ας συνοψίσουμε.

Το Eisenhower Matrix είναι για ανθρώπους σαν εσάς εάν:

• Πρέπει συνεχώς να κάνετε επιλογές σχετικά με το ποια εργασία θα αναλάβετε πρώτα.
• Είστε έτοιμοι να γνωρίσετε καλύτερα τον εαυτό σας, έτοιμοι να απαντήσετε ειλικρινά σε ερωτήσεις όπως "τι είναι πραγματικά σημαντικό για μένα;"
• Θέλετε να κάνετε όσο το δυνατόν περισσότερα - σίγουρα περισσότερα από όσα κάνετε τώρα.
• Είστε έτοιμοι να πολεμήσετε μια τέτοια ιδιότητά σας όπως η αναβλητικότητα - χρόνια αναβολή των πραγμάτων «για αργότερα».

Μπορεί να είστε ήδη καλοί στη διαχείριση του χρόνου σας.

Διαβάστε τις παρακάτω δηλώσεις και αναρωτηθείτε αν ισχύουν για εσάς. Εάν η συντριπτική πλειονότητα των πόντων δεν σας ταιριάζει, καλό είναι να καταλάβετε τεχνικές διαχείρισης χρόνου.

• Έχετε πάντα μια σαφή λίστα υποχρεώσεων για την ημέρα.
• Απαντάτε έγκαιρα στα επαγγελματικά email.
• Δεν παίρνετε τη δουλειά στο σπίτι και σχεδόν ποτέ δεν μένετε αργά μετά το τέλος της εργάσιμης ημέρας.
• Δεν επιτρέπετε στις τηλεφωνικές κλήσεις, τους επισκέπτες και τα κοινωνικά δίκτυα να σας αποσπούν σημαντικά την προσοχή από τις κύριες εργασίες σας.
• Δεν κάνετε τη δουλειά για τους υφισταμένους σας γιατί δεν πιστεύετε ότι μόνο εσείς μπορείτε να το κάνετε πολύ καλά.
• Στο τέλος της ημέρας νιώθετε σχεδόν τόσο ενεργητικοί όσο και στην αρχή.

Αν όλα τα προηγούμενα σημεία σας φαίνονται λογικά, τότε το τελευταίο μπορεί να προκαλέσει ένα δύσπιστο χαμόγελο: «Πλάκα κάνεις! Ένα στυμμένο λεμόνι με κάνει να νιώθω πιο ενεργητικός από ό,τι στο τέλος της εργάσιμης ημέρας». Παρόλα αυτά υπάρχει ένας μεγάλος αριθμός απόάνθρωποι που όχι μόνο δεν κουράζονται, αλλά νιώθουν και ένα κύμα δύναμης. Και δεν υπάρχει κανένα μυστικό εδώ.

Κουραζόμαστε όχι από το πλήθος της δουλειάς που κάνουμε, αλλά από ανόητες, άτακτες ενέργειες, ανούσιες ρίψεις και αίσθημα αδυναμίας σε συνθήκες χρόνιας πίεσης χρόνου.

Φυσικά, μερικές φορές δεν μπορούμε να τα προβλέψουμε όλα. Και το συνεκτικό μας σχέδιο μπορεί να κλονιστεί λόγω ξαφνικής απενεργοποίησης του εξοπλισμού γραφείου, ενός καθυστερημένου πελάτη ή ενός υπαλλήλου που απουσιάζει. Αφήστε αυτό στην άκρη προς το παρόν.

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να δουλέψετε είναι πώς να μην είστε πηγή χάους για τον εαυτό σας και, στη συνέχεια, μπορείτε να σκεφτείτε την επιρροή εξωτερικών απρόβλεπτων περιστάσεων.

1. Καθαρίστε την επιφάνεια εργασίας σαςαπό έγγραφα με τα οποία δεν εργάζεστε πλέον. Αν δεν τα χρειάζεστε πολύ συχνά, βάλτε τα στην ντουλάπα. Αν δεν τα χρειάζεστε καθόλου, προσθέστε τα στα σκουπίδια. Σε ένα σωρό χαρτιά, δύσκολα μπορείς να βρεις αυτό ακριβώς το φύλλο, ψάχνοντας για το οποίο θα περάσεις πολλά λεπτά, εκνευρισμένος από άκαρπες προσπάθειες. Παρατηρήστε ότι τα γραφεία των επιτυχημένων επιχειρηματιών μοιάζουν σαν να μην εργάζεται κανείς σε αυτά: τα περισσότερα απόη επιφάνειά τους δεν καταλαμβάνεται από τίποτα.
2. Πάρε στον εαυτό σου ένα ημερολόγιοκαι μην τον αποχωρίζεσαι. Είναι αδύνατο να θυμόμαστε τα πάντα και οι επιχειρηματίες έχουν καταλάβει από καιρό την ανάγκη να καταγράφουν τα πάντα - ημερομηνίες συναντήσεων, εκκρεμότητες, ερωτήσεις που πρέπει να σκεφτούν. Τα κινητά τηλέφωνα και οι φορητοί υπολογιστές με τα ημερολόγιά τους χρησιμοποιούνται συχνά, αλλά ένα χάρτινο ημερολόγιο δεν θα γίνει ποτέ ξεπερασμένο - έστω και μόνο επειδή δεν μπορεί να σπάσει ή να εξαντληθεί.
3. Σχεδιάστε τι είναι πιο σημαντικό για τις ώρες αιχμής της καθημερινής σας δραστηριότητας. Είμαστε όλοι ανθρώπινα όντα και ακόμη και τα πιο δυνατά μέλη του είδους μας ξεπερνιούνται από τον ύπνο. Το να αντιστέκεσαι στους βιορυθμούς σου είναι χάσιμο χρόνου, και πάλι θα χάσεις. Αυτό που κάνεις σε μια ώρα τη μέρα, το βράδυ, με συσσωρευμένη κούραση, θα σου πάρει διπλάσιο χρόνο. Επομένως, μην αναβάλλετε μια επείγουσα αναφορά μέχρι αργά το βράδυ, μην ξεκινήσετε σημαντικές συζητήσεις πριν πάτε για ύπνο - τόσο εσείς όσο και ο σύντροφός σας θα υποφέρετε από αυτή την προσέγγιση.
4. Μην υπερφορτώνετε τον εαυτό σας. Δεν είναι μόνο ότι η παραγωγικότητά σας θα μειωθεί. Με έναν ανελέητο ρυθμό, σίγουρα θα «καείτε» και το σώμα σας θα ξεκουραστεί χωρίς τη συγκατάθεσή σας, στέλνοντάς σας στο κρεβάτι του νοσοκομείου. Εδώ θα χάσετε όλο τον εξοικονομημένο χρόνο σας.

Αντιμετωπίστε τον εαυτό σας σαν ένα καθαρόαιμο άλογο - είναι, φυσικά, ένα δυνατό ζώο, αλλά ποιος ιδιοκτήτης θα διακινδύνευε να το οδηγήσει με έξαλλο ρυθμό;

1. Μη χάνετε χρόνο σε έργα και υποθέσεις. Θυμάμαι διάσημη φράσηγια το ότι το καλύτερο είναι ο εχθρός του καλού; Νιώθετε ότι όσο περισσότερο δοκιμάζετε το έργο σας, τόσο καλύτερο γίνεται; Είναι πολύ σημαντικό εδώ να μην «υπερεκτείνεται» το θέμα, διαφορετικά κινδυνεύετε να αισθανθείτε χρόνια κόπωση από την αδυναμία επίτευξης του ιδανικού. Μην επιδιώκετε την τελειότητα - αυτές οι ενέργειες θα σπαταλήσουν τον χρόνο σας.
2. Μην προσπαθείς να είσαι σπουδαίος σε όλα. Χρειάζονται χρόνια για να γίνεις ειδικός σε οποιονδήποτε τομέα. Είναι καλύτερα να ξεχωρίζεις σε ένα πράγμα παρά να είσαι μέτριος σε όλα. Η ταινία "Ocean's 11" μιλά για αυτό. Είναι σημαντικό να έχετε μια ομάδα όπου όλοι είναι καλοί σε κάτι, τότε μπορείτε εύκολα να αναθέσετε τα πράγματα.

Είχατε πολλά σχέδια για το Σαββατοκύριακο, αλλά καταλήξατε να αφιερώνετε χρόνο παρακολουθώντας τη σειρά και να μην κάνετε τίποτα; Ή μήπως είστε κατακλυσμένοι με εργασίες στη δουλειά και η χιονοστιβάδα των επειγουσών εργασιών αυξάνεται καθημερινά; Πιθανότατα έχετε ακούσει ότι η δημιουργία λιστών υποχρεώσεων μπορεί να κάνει τα πράγματα να κινηθούν. Αλλά μερικές φορές αυτό δεν βοηθά πραγματικά και οι εργασίες που περιλαμβάνονται στη λίστα υποχρεώσεων παραμένουν ανεκπλήρωτες. Γιατί; Επειδή η λίστα είναι λανθασμένη ή/και κάνετε τα πράγματα με λάθος σειρά. Θα βοηθήσει στην επίλυση αυτών των προβλημάτων Μήτρα Αϊζενχάουερ, αυτή ειναι επίσης μήτρα προτεραιότητας. Αυτό ακριβώς προτείνουμε να μιλήσουμε.

Ο πίνακας προτεραιότητας του Αϊζενχάουερ - Τι είναι;

Αυτό το εργαλείο ρύθμισης προτεραιοτήτων και διαχείρισης χρόνου πήρε το όνομά του από τον εφευρέτη του, έναν από τους Αμερικανούς προέδρους - Ντουάιτ Ντέιβιντ Αϊζενχάουερ. Η κύρια ιδέα πίσω από τον πίνακα προτεραιότητας είναι η εξής: οι εργασίες ταξινομούνται σε τέσσερις ομάδεςανάλογα με δύο κριτήρια - τον επείγοντα χαρακτήρα και τη σημασία της εφαρμογής τους. Εν δεν είναι όλα τα επείγοντα πράγματα σημαντικά και δεν είναι όλα τα σημαντικά πράγματα επείγοντα. Για να ανταπεξέλθετε επιτυχώς στις εργασίες, πρέπει να καταλάβετε σε ποια ομάδα να ταξινομήσετε αυτήν ή εκείνη την εργασία και αυτό θα σας πει πότε να το αναλάβετε.

Αυτή η μέθοδος - μαζί της σωστή χρήση– θα σας επιτρέψει να ολοκληρώσετε όλες τις εργασίες εγκαίρως και να αποφύγετε τα πράγματα να κολλάνε το ένα στο άλλο, σχηματίζοντας μια χιονοστιβάδα από άλυτα προβλήματα.

Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα υποχρεώσεων με βάση τη μήτρα προτεραιότητας;

Ας επαναλάβουμε: για να περιγράψουμε ένα σχέδιο δράσης σύμφωνα με τον πίνακα Eisenhower, όλες οι εργασίες στη λίστα πρέπει να χωριστούν σε 4 κύριες κατηγορίες:

• κατηγορία Α: σημαντικό και επείγον.
• κατηγορία Β: σημαντικό αλλά όχι επείγον.
• κατηγορία Γ: επείγον αλλά ασήμαντο.
• κατηγορία Δ: όχι επείγον και ασήμαντο.

Ο πιο βολικός τρόπος είναι να σχεδιάσετε ένα φύλλο χαρτιού σε τέσσερα μεγάλα τετράγωνα και να επισημάνετε σε καθένα από αυτά το αντίστοιχο χρώμα και γράμμα και, στη συνέχεια, να εισαγάγετε τις εργασίες. Ας δούμε όλες τις κατηγορίες πιο αναλυτικά, με παραδείγματα.

1. Κατηγορία Α

Σημαντικά και επείγοντα θέματα– καταστάσεις όταν λήγει η προθεσμίαή έλα ανωτέρας βίας. Σήμερα είναι η τελευταία ημέρα για να πληρώσετε το στεγαστικό δάνειο αυτόν τον μήνα, μια αναφορά για το αφεντικό σας θα έπρεπε να είχε σταλεί χθες και το βράδυ πηγαίνετε στο γιατρό λόγω οξύ πόνου στα δόντια - όλα αυτά είναι κατηγορία Α. Εάν κατανείμετε σωστά τις εργασίες σας , τότε αυτό το στοιχείο θα περιέχει τον λιγότερο αριθμό εργασιών και ακόμα καλύτερα αν είναι εντελώς κενό.

2. Κατηγορία Β

Σημαντικά αλλά όχι επείγοντα θέματα- πρέπει να είναι το κύριο μέρος της λίστας υποχρεώσεων. Αυτά είναι τα πράγματα που αύριο ή μεθαύριο μπορούν να μετακινηθούν στην κατηγορία Α αν δεν τα κάνετε σήμερα. Είναι σημαντικά, αλλά υπάρχει ένα μικρό χρονικό buffer και μπορούν να αναβληθούν για λίγο. Αυτό περιλαμβάνει καθημερινές εργασίες, αντικαθιστώντας μια βρύση στο μπάνιο που εξακολουθεί να λειτουργεί αλλά έχει ήδη αρχίσει να στάζει, αγοράζοντας εκ των προτέρων εισιτήρια για συναυλία. Σε αυτή την κατηγορία περιλαμβάνονται επίσης θέματα που σχετίζονται με το παγκόσμιο σας στόχοι της ζωής . Για παράδειγμα, αν θέλετε να ανοίξετε τη δική σας επιχείρηση ή να βρείτε νέα δουλειάκαι για αυτό πρέπει να κατακτήσετε μια νέα δεξιότητα, να μάθετε μια άλλη ξένη γλώσσα, λάβετε πρόσθετη εντολή για σχηματισμό κεφαλαίου κ.λπ.

3. Κατηγορία Γ

Επείγοντα αλλά ασήμαντα θέματα. Αυτό είναι που ακολουθεί τελειώστε σήμερα γιατί η επόμενη μέρα θα είναι αργά ή ακατάλληλη. Τα σχέδια της ομάδας Γ μπορεί να στοχεύουν στη δημιουργία άνετες συνθήκες διαβίωσης και δημιουργία κοινωνικών δεσμών.

Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει έγκαιρα συγχαρητήρια σε φίλους και συναδέλφους για τις διακοπές ή ένα ταξίδι στη χώρα για να βοηθήσουν τους γονείς να συλλέξουν θρυμματισμένα μούρα. Ένα άλλο παράδειγμα είναι η αγορά μιας νέας τηλεόρασης με μεγάλη έκπτωση. Αν δεν ήταν η προώθηση, θα το είχατε αγοράσει πολύ αργότερα, αλλά αν συνέλθετε σε σύντομο χρονικό διάστημα, θα πάρετε αυτό που θέλετε πιο γρήγορα και φθηνότερα. Με άλλα λόγια, η εκτέλεση ενεργειών από την κατηγορία Γ δεν είναι κρίσιμη, αλλά είναι καλύτερο και πιο άνετο να τις κάνετε στην ώρα τους.

4. Κατηγορία Δ

Μη επείγοντα και ασήμαντα θέματα. Η πιο ύπουλη κατηγορία, που περιλαμβάνει κυρίως «χρονοφάγοι» ή «δολοφόνοι του χρόνου»(κυριολεκτικά «χρονοφάγοι», «χρονοκτονίες»). Αυτό το στοιχείο περιλαμβάνει την παρακολούθηση ταινιών, τη συνομιλία στο τηλέφωνο με φίλους, την ανάγνωση βιβλίων, την κύλιση στη ροή ειδήσεων. Για να αντισταθείτε στην παρόρμηση να εκτελέσετε αυτές τις ενέργειες αντί για εργασίες από τις τρεις πρώτες κατηγορίες, πρέπει να έχετε καλά ανεπτυγμένη δύναμη θέλησης, να είστε σε θέση να συγκεντρωθείτε και να συγκεντρωθείτε σε αυτό που χρειάζεστε και όχι σε αυτό που θέλετε.

Αφού κατανείμετε τις εργασίες σας σε τέσσερις στήλες, ξεκινήστε να τις κάνετε από το πρώτο σημείο. Εάν μάθετε να ακολουθείτε τη μήτρα προτεραιότητας, όχι μόνο θα ολοκληρώσετε τις εργασίες εγκαίρως, αλλά θα αφήσετε και χρόνο για διασκέδαση - για μη επείγουσες και ασήμαντες εργασίες.

1. Στην αρχή μπορεί να είναι δύσκολο να κατανεμηθούν σωστά οι εργασίες. Για να διευκολύνετε τη διαδικασία, κάντε ερωτήσεις στον εαυτό σας: «Είναι σημαντικό αυτό το έργο; Είναι το θέμα στο πεδίο εφαρμογής μου; προτεραιότητες ζωής? Η αποτυχία να το κάνει θα οδηγήσει σε προβλήματα;» Αν ναι, τότε είναι σημαντικό. Για να καταλάβετε εάν ένα θέμα είναι επείγον, σκεφτείτε αν θα χάσει τη συνάφεια στο εγγύς μέλλον; Εάν ναι, τότε το έργο είναι επείγον.

2. Προσπαθήστε να αφήσετε κενή τη λίστα της Κατηγορίας Α - να το θυμάστε αυτό όλα τα ανεκπλήρωτα σχέδια από την ομάδα Β μεταφέρονται εδώ. Επιπλέον, αυτή η ίδια ομάδα περιλαμβάνει διάφορα γεγονότα ανωτέρας βίας που δεν θα μπορούσατε να προβλέψετε εκ των προτέρων. Ας επαναλάβουμε ότι ιδανικά, με σωστή διαχείριση χρόνου, δεν θα πρέπει να υπάρχουν επείγουσες και σημαντικές εργασίες. Εξαιρέσεις θα είναι η ίδια ανωτέρα βία, καθώς και:

• σχέδια υγείας·
• ενέργειες από τις οποίες εξαρτάται η εκπλήρωση σημαντικών στόχων (αν θέλετε να πάτε στο εξωτερικό το καλοκαίρι, είναι καλύτερο να υποβάλετε αίτηση για ξένο διαβατήριο εκ των προτέρων).
• ζητήματα, μη συμμόρφωση με τα οποία απειλεί να οδηγήσει σε προβλήματα στο μέλλον (ένα πρόστιμο που δεν πληρωθεί έγκαιρα μπορεί να σας εμποδίσει να ταξιδέψετε στο εξωτερικό).

3.
Κατηγορία Β – για τα πιο πολλά υποσχόμενα καθήκοντα. Τα στατιστικά δείχνουν ότι όσοι δίνουν ιδιαίτερη προσοχή στους στόχους αυτής της κατηγορίας είναι πιο επιτυχημένοι, ανεβαίνουν στην καριέρα με μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση και, κατά συνέπεια, κερδίζουν περισσότερα. Αυτό εξηγείται, μεταξύ άλλων, από το γεγονός ότι χάρη στην έγκαιρη ολοκλήρωση των εργασιών (με ήρεμο ρυθμό, χωρίς βιασύνη), τη συγκέντρωση και την ικανότητα ιεράρχησης, ένα άτομο μπορεί να επιδείξει πλήρως τα ταλέντα του και να σκεφτεί αυτό ή εκείνο το βήμα .

4. Μερικές εργασίες από την κατηγορία Γ θα ήταν πιο σωστό να τα ταξινομήσουμε ως αποσπούν την προσοχή, αφού μπορούν να μειώσουν την αποτελεσματικότητα της δουλειάς σας και να καταναλώσουν πολύ χρόνο, αν και δεν είναι σημαντικά. Αυτό περιλαμβάνει συγχαρητήρια σε μακρινούς συγγενείς, αγορά νέου καναπέ και άλλα μη απαραίτητα. Είναι σημαντικό να μπορείτε να τις διακρίνετε από τις εργασίες της κατηγορίας Β και, αν είναι δυνατόν, να αναθέσετε την υλοποίησή τους σε άλλα άτομα.

5. Προβλήματα Δ, ή σπατάλη χρόνου, μπορούμε να καλέσουμε με ασφάλεια μη παραγωγικός. Ωστόσο, μπορείτε να δώσετε αξία στον ελεύθερο χρόνο σας. Για παράδειγμα, διαβάστε ένα καλό πνευματικό βιβλίο αντί για ένα πολπ μυθιστόρημα, ασχοληθείτε με τον αθλητισμό όταν θέλετε συναισθηματική απελευθέρωση. Εάν δεν μπορείτε να αντισταθείτε στον πειρασμό να χάσετε χρόνο σε κάτι άχρηστο, μειώστε αυτές τις δαπάνες στο ελάχιστο: για να το κάνετε αυτό, ολοκληρώστε πρώτα εργασίες από άλλες κατηγορίες.

Όταν κατακτήσετε την αρχή του πώς λειτουργεί το Matrix του Eisenhower, θα γίνετε όχι μόνο επιτυχημένος, αλλά και πιο ισορροπημένος και αισιόδοξος άνθρωπος, καθώς θα σταματήσετε να ανησυχείτε για ενοχλητικά αλλά σημαντικά μικρά πράγματα για τα οποία δεν είχατε χρόνο πριν.

Το Eisenhower Matrix είναι μια από τις επιλογές για τη διαχείριση χρόνου, δημιουργός της οποίας είναι ο αμερικανικός στρατός και πολιτικό πρόσωποΝτουάιτ Ντέιβιντ Αϊζενχάουερ. Η αρχή της δουλειάς του είναι να χωρίζει όλες τις περιπτώσεις σε τέσσερις ομάδες, ανάλογα με τον βαθμό σπουδαιότητάς τους.

Σχεδιάστε σύμφωνα με τη μήτρα του Eisenhower

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να μάθετε όταν εργάζεστε με το matrix είναι να είστε έξυπνοι στην επιχείρηση. Να είστε σε θέση να διακρίνετε το σημαντικό από το επείγον, και το όχι τόσο επείγον από το ασήμαντο.

Ο χρονικός πίνακας χωρίζεται σε 4 τεταρτημόρια, στα οποία υπάρχουν 2 άξονες σπουδαιότητας και ο ίδιος αριθμός άξονες επείγοντος. Οι περιπτώσεις και οι εργασίες ταιριάζουν σε καθεμία από αυτές, γεγονός που βοηθά να δει κανείς ξεκάθαρα την προτεραιότητα κάθε στοιχείου: τι να κάνετε πρώτα, τι να κάνετε δεύτερο κ.λπ.

Το πρότυπο μήτρας μοιάζει με αυτό:

Ας δούμε κάθε τεταρτημόριο με περισσότερες λεπτομέρειες.

Σημαντικό και επείγον

Η ιδανική διαχείριση χρόνου σημαίνει ότι αυτό το τεταρτημόριο θα είναι κενό. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι με σωστή ιεράρχηση και έγκαιρη ολοκλήρωση των εργασιών, απλά δεν θα υπάρξει μπλοκάρισμα. Αυτό μπορεί να είναι φυσιολογικό μόνο από καιρό σε καιρό, αλλά το συνεχές χάος στις επιχειρήσεις είναι σημάδι αποδιοργάνωσης.

Για να αποφύγετε προβλήματα με το τεταρτημόριο "Α", πρέπει να οργανώσετε ικανό σχεδιασμό σε άλλους τομείς και να εκτελέσετε όλα τα σημεία με ακρίβεια. Ωστόσο, εάν εξακολουθεί να προκύψει η ανάγκη συμπλήρωσής του, τότε θα πρέπει να εισαγάγετε τα εξής:

• Πράγματα που αν δεν ολοκληρωθούν θέτουν σε κίνδυνο την επίτευξη του στόχου.
• Καθήκοντα, η αποτυχία των οποίων συμβάλλει στην εμφάνιση δυσκολιών και δυσκολιών ζωής.
• Εργασίες που σχετίζονται άμεσα με την υγεία.

Μην ξεχνάτε για. Συχνά συμβαίνει ότι πράγματα από το τεταρτημόριο «Α» μπορούν να ανατεθούν σε άλλο άτομο. Εάν αυτό είναι δυνατό, χρησιμοποιήστε αυτό το δικαίωμα.

Μην ξεχνάτε την ανάθεση ευθυνών. Συχνά συμβαίνει ότι πράγματα από το τεταρτημόριο «Α» μπορούν να ανατεθούν σε άλλο άτομο.

Σημαντικό, αλλά όχι επείγον

Τα θέματα και οι εργασίες ύψιστης προτεραιότητας βρίσκονται εδώ, επομένως πρέπει να του δοθεί η μέγιστη προσοχή. Αυτές είναι καθημερινές δραστηριότητες που είναι λιγότερο επείγουσες, αλλά εξακολουθούν να είναι σημαντικές. Οι ειδικοί έχουν παρατηρήσει ότι οι άνθρωποι που εργάζονται ειδικά με το τεταρτημόριο «Β» επιτυγχάνουν μεγαλύτερη επιτυχία στη ζωή και πετυχαίνουν τους στόχους τους. Κερδίζουν περισσότερα λεφτάκαι κάνουν αυτό που αγαπούν, που τους κάνει ευτυχισμένους.

Δεδομένου ότι δεν υπάρχει επείγουσα ανάγκη σε θέματα, δεν υπάρχει πανικός, γεγονός που καθιστά την προσέγγιση για την εφαρμογή τους ισορροπημένη και λογική. Αυτό με τη σειρά του προάγει την υψηλή απόδοση και παραγωγικότητα. Ωστόσο, δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι η μη έγκαιρη εκτέλεση εργασιών από το τεταρτημόριο «Β» τις μετακινεί στο τεταρτημόριο «Α».

Έτσι, όλες οι τρέχουσες δραστηριότητες που σχετίζονται με τις καθημερινές δραστηριότητες εντάσσονται σε αυτή τη ζώνη: κύριες δραστηριότητες, αθλητικές δραστηριότητες, σχέδια για την ημέρα κ.λπ.

Επείγον, αλλά όχι σημαντικό

Οι δραστηριότητες που «βρίσκονται» στην καρδιά αυτού του τεταρτημορίου τείνουν να αποσπούν την προσοχή. Η εφαρμογή τους δεν παρέχει καμία χρησιμότητα ως προς την επίτευξη στόχων και δεν οδηγεί σε κανένα αποτέλεσμα. Συχνά σας εμποδίζουν μόνο να εστιάσετε σε αυτό που πραγματικά έχει σημασία και μειώνουν τη συνολική σας αποτελεσματικότητα. Όταν εργάζεστε με τη μήτρα, το κύριο πράγμα είναι να μην συγχέετε περιπτώσεις από τα τεταρτημόρια "A" και "C", διαφορετικά θα δημιουργηθεί σύγχυση στην προτεραιότητα των περιπτώσεων.

Η περιοχή «Γ» μπορεί να περιλαμβάνει θέματα που σχετίζονται με διαπραγματεύσεις και συναντήσεις που επιβάλλονται από κάποιον, τον εορτασμό των γενεθλίων ατόμων σε λιγότερο στενό κύκλο και τις δουλειές του σπιτιού που προκύπτουν ξαφνικά. Δεδομένου ότι τα πράγματα από αυτό το τεταρτημόριο σας επιβραδύνουν και σας «κλέβουν» χρόνο, πρέπει να αφιερώσετε ελάχιστο χρόνο σε αυτά.

Όχι επείγον και όχι σημαντικό

Δεν υπάρχει κανένα απολύτως όφελος από δραστηριότητες που ταιριάζουν σε αυτό το τεταρτημόριο. Πρέπει να αντιμετωπιστούν τελευταία. Ακόμα κι αν δεν τα κάνετε καθόλου, θα είναι μόνο καλύτερα. Ωστόσο, είναι απαραίτητο να λάβετε υπόψη τέτοια θέματα, όπως λένε, πρέπει να γνωρίζετε τον εχθρό από τη θέα. Αυτοί είναι οι πιο «φάγοι» χρήσιμου χρόνου από τους οποίους πρέπει να απαλλαγείτε.

Πράγματα που εμπίπτουν στο τεταρτημόριο «D» δεν έχουν κανένα απολύτως όφελος.

Αλλά το πιο ενδιαφέρον είναι ότι τα πράγματα από αυτό το τεταρτημόριο προσελκύουν πραγματικά τους ανθρώπους. Εδώ είναι το πιο ευχάριστο και απλό πράγμα που δεν χρειάζεται να εργαστείτε. Είναι χαλαρωτικά και απολαυστικά. Οι ευχάριστες ασχολίες δυσκολεύουν να τα παρατήσεις.

Αυτό περιλαμβάνει τη συνομιλία στο τηλέφωνο με φίλους και συγγενείς, το να περνάς χρόνο σε κοινωνικά δίκτυα, να σερφάρεις στο Διαδίκτυο, να παρακολουθείς τηλεόραση, να κάνεις παρέα σε κλαμπ.

Φυσικά, η ανάπαυση είναι σημαντική για την παραγωγική εργασία, όπως και το οξυγόνο για έναν άνθρωπο, αλλά θα πρέπει να είναι και χρήσιμη. Αντί να κάθεστε στον καναπέ όλο το Σαββατοκύριακο, κανονίστε εκδρομές και εκδρομές στη φύση, αναπτύξτε ένα ενεργό σχέδιο αναψυχής, αυτό, παρεμπιπτόντως, θα βοηθήσει στη βελτίωση της υγείας σας. Διαβάστε εκπαιδευτικά ή απλά ενδιαφέρον βιβλίο, για το οποίο δεν υπήρχε χρόνος πριν, αυτό θα κεντρίσει το μυαλό.

Όταν ελέγχετε τη ζωή σας, να θυμάστε ότι η ανάπαυση πρέπει επίσης να προγραμματιστεί. Είναι απαράδεκτο να είναι αυθόρμητο. Αλλά μην το αμελήσετε κιόλας. Αυτό είναι γεμάτο με παρατεταμένη αδράνεια, αφού η υπερκόπωση δεν ωφέλησε ποτέ κανέναν. Ο κανόνας είναι κατάλληλος εδώ: «Ο χρόνος για δουλειά είναι ώρα για διασκέδαση».

Ένα παράδειγμα προγράμματος για κάθε μέρα μπορεί να μοιάζει με αυτό:

Μπορείτε να σχεδιάσετε μόνοι σας τα φύλλα ή να κατεβάσετε έτοιμες φόρμες από το Διαδίκτυο.

Προτεραιότητα

Στην αρχή, από συνήθεια, θα είναι δύσκολο να προσδιοριστεί ο επείγων χαρακτήρας και η σημασία κάθε εργασίας, αλλά το τελικό αποτέλεσμα αξίζει τον κόπο. Δοκιμάστε την παρακάτω άσκηση:

1. Σχεδιάστε έναν πίνακα με στήλες: αριθμός στοιχείου, θέμα, επείγον, σημασία. Προσαρμόστε μόνοι σας τον αριθμό των γραμμών, ανάλογα με το μήκος της λίστας.
2. Στη δεύτερη στήλη «να κάνετε», σημειώστε όλες τις εργασίες και τις δραστηριότητες που κάνετε συνήθως.
3. Μετά από αυτό, προχωρήστε στην αξιολόγησή τους: πόσο σημαντική ή επείγουσα είναι κάθε δραστηριότητα.

Για να το κάνετε αυτό πιο εύκολο, χρησιμοποιήστε τα ακόλουθα κριτήρια σπουδαιότητας όταν κάνετε ερωτήσεις για κάθε περίπτωση:

• Η ολοκλήρωση αυτής της εργασίας είναι απαραίτητη για την επίτευξη του βασικού μου στόχου (Ναι - σημαίνει σημαντικό, Όχι - δεν έχει σημασία).
• Η αποτυχία ολοκλήρωσης μιας εργασίας συνεπάγεται σοβαρές συνέπειες για τις τρέχουσες δραστηριότητες (Ναι - σημαντικό, Όχι - ασήμαντο).

Κριτήριο επείγοντος:

• Εάν η εργασία δεν ολοκληρωθεί τώρα, τότε χάνει τη συνάφειά της (Ναι - επείγον, Όχι - όχι επείγον).

Αυτό το εργαλείο ιεράρχησης προτεραιοτήτων θα απλοποιήσει σημαντικά την όλη διαδικασία εργασίας. Αφού περάσετε από μια τέτοια εξέταση, θα ανακαλύψετε πόσο χρόνο έχετε σπαταλήσει μέχρι αυτό το σημείο και πόσο χρήσιμο χρόνο, αποδεικνύεται, απελευθερώνεται.

Το Eisenhower Matrix είναι μια μέθοδος αποτελεσματικής οργάνωσης του χρόνου, που βοηθά στην επίτευξη γρήγορων και σημαντικών αποτελεσμάτων και πάντα στην ώρα τους.

Τα χρήματα δεν μπορούν να αγοράσουν χρόνο, αλλά θα ήθελα να κυριαρχήσω στα μυστικά της ύπαρξης και να προσθέσω τουλάχιστον άλλη μια ώρα στη μέρα. Είναι απλό: ο προγραμματισμός είναι ο ιδανικός βοηθός σας στην πορεία προς την ευημερία. Είναι προγραμματισμός που θα σας βοηθήσει να βγείτε από μια συνεχή κατάσταση πίεσης χρόνου και να αποφύγετε τον εκνευρισμό και την απογοήτευση.

Το Eisenhower Matrix σας βοηθά να πετύχετε περισσότερα και λύνει σημαντικά προβλήματα προγραμματισμού. Το να νιώθετε σαν στυμμένο λεμόνι είναι η τυπική κατάσταση που νιώθουν οι περισσότεροι στο τέλος της εργάσιμης ημέρας. Η κατάσταση μπορεί να αλλάξει με στροφή 180 μοιρών.

Για πρώτη φορά, ένας εξαιρετικός πολιτικός και πρώην ταλαντούχος στρατιωτικός, ο 34ος Πρόεδρος των Ηνωμένων Πολιτειών, Ντουάιτ Ντέιβιντ Αϊζενχάουερ, ξεκίνησε μια σοβαρή αναζήτηση για μια λύση στο πρόβλημα της αποτελεσματικής διαχείρισης του χρόνου. Ολα περισσότεροι άνθρωποιπροτιμούν να χρησιμοποιούν τον πίνακα Eisenhower για να επιτύχουν αποτελεσματικότητα στις επιχειρήσεις.

Δημιουργός της μεθόδου Eisenhower

Ο Ντουάιτ Ντέιβιντ Αϊζενχάουερ γεννήθηκε το 1890 σε μια συνηθισμένη οικογένεια. Το 1909 αποφοίτησε από το σχολείο και μετά 4 χρόνια σπουδών στη στρατιωτική ακαδημία. Με ιδιαίτερο πάθος, ο Αϊζενχάουερ μελέτησε τη βιογραφία του Λίνκολν και των μεγάλων αυτού του κόσμου. Οι γονείς στήριξαν τον γιο τους σε όλα. Η υποστήριξη των αγαπημένων προσώπων στα νιάτα του θα είχε θετικό αντίκτυπο στην καριέρα του Αϊζενχάουερ στο μέλλον.

Η παραίτηση το 1948 δεν σήμανε το τέλος της ενεργού εργασίας. Αφού ο Αϊζενχάουερ έγινε πρύτανης του Ινστιτούτου Κολούμπια και στις αρχές του 1953 ανέλαβε τη θέση του Προέδρου των Ηνωμένων Πολιτειών - αργότερα εξελέγη σε αυτή τη θέση αρκετές φορές. Ο πολιτικός αντιμετωπίζει το ζήτημα της αποτελεσματικής διαχείρισης του χρόνου και ο Αϊζενχάουερ το λύνει.

Η μήτρα του Αϊζενχάουερ ως μέθοδος οργάνωσης του χρόνου

Τώρα καταλαβαίνουμε ξεκάθαρα ότι η διαχείριση χρόνου είναι ένα εργαλείο που βοηθά στον αποτελεσματικό σχεδιασμό εργασιών και διαχείριση του χρόνου εξοικονομώντας ενέργεια. Στη δεκαετία του 1950, ο Αϊζενχάουερ δεν το γνώριζε αυτό.

Το Eisenhower Matrix δημιουργήθηκε για να βοηθήσει στην επίλυση επειγόντων και σημαντικών προβλημάτων. Δεν συνιστάται για χρήση σε μακροπρόθεσμο προγραμματισμό, αλλά για τον καθημερινό καθορισμό στόχων, αυτή η μέθοδος δεν έχει καμία αντίστοιχη. Η απλότητα χρήσης καθιστά την πυραμίδα του Αϊζενχάουερ προσβάσιμη σε όλους τους ανθρώπους.

Η μήτρα του Eisenhower θα σας βοηθήσει να απορρίψετε τα ασήμαντα, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε όσο το δυνατόν περισσότερο στις σημαντικές εργασίες. Θα δείτε στην πράξη ότι για να πετύχετε στόχους δεν είναι απαραίτητο να ξεπεράσετε βουνά από εργασίες, σπαταλώντας ενέργεια. Θα μάθετε να κατηγοριοποιείτε τα πράγματα με βάση τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα.

Πώς να κατανείμετε σωστά τις εργασίες σε έναν πίνακα

Ας επιλέξουμε τα κύρια από τα παραπάνω για την ευκολία χρήσης της μεθόδου Eisenhower. Κατανείμετε τις εργασίες στον πίνακα σύμφωνα με 4 τεταρτημόρια:

• Προτεραιότητα σημαντικές και επείγουσες εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν χωρίς καθυστέρηση.
• Σημαντικές αλλά όχι επείγουσες εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν το συντομότερο δυνατό. Εχουν μεγάλη επιρροήεπί τελικός στόχος, αλλά μην «καείτε».
• Ασήμαντες και επείγουσες εργασίες που είναι απίθανο να επηρεάσουν τη θετική έκβαση κάτι.
• Επιτρέπουμε στον εαυτό μας να κάνει πράγματα που δεν είναι σημαντικά ή επείγοντα όταν το θέλουμε και μας αποσπάται η προσοχή.

Θα γίνετε κύριος όταν υπάρχει μια παύλα στη λίστα με τις επείγουσες και σημαντικές εργασίες στο τεταρτημόριο Α. Η βιασύνη είναι καταθλιπτική, δεν σας επιτρέπει να αναπνεύσετε και η ποιότητα της ολοκληρωμένης εργασίας συχνά αφήνει πολλά να είναι επιθυμητά. Μην βιαστείτε να αναστατωθείτε εάν στην αρχή η λίστα υποχρεώσεων στο τεταρτημόριο Α είναι μεγαλύτερη από ό,τι στα άλλα τεταρτημόρια. Δεν είσαι ο πρώτος που μαθαίνεις από τα λάθη σου. Δεδομένης της εμπειρίας σας, στο μέλλον θα μπορείτε να ανταπεξέλθετε στις δυσκολίες και να φέρετε το γέμισμα του πίνακα του Αϊζενχάουερ στον αυτοματισμό.

Πώς να εφαρμόσετε τη μήτρα του Αϊζενχάουερ στην πράξη

Ήρθε η ώρα να εφαρμόσουμε τις γνώσεις που αποκτήθηκαν. Γνωρίζετε αρκετά για να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε τη μέθοδο προγραμματισμού Eisenhower στη ζωή σας.

Ακολουθήστε απλούς κανόνες για να αποφύγετε κοινά λάθηαρχάριοι:

• Είναι καλύτερα να περιγράψετε μια λίστα εργασιών το βράδυ. Αποφασίστε αμέσως ποιο είναι πιο βολικό για εσάς να χρησιμοποιήσετε. Αυτό θα μπορούσε να είναι ένα σημειωματάριο, ένα tablet ή το Eisenhower Matrix στο Excel στο τηλέφωνό σας. Ακόμα και ένα κανονικό φύλλο Α4 θα κάνει. Το κύριο πράγμα είναι ότι τα δεδομένα είναι πάντα διαθέσιμα.
• Ενώ είστε αρχάριος, γράψτε μια λίστα με όλες τις υποχρεώσεις σας σε ένα ξεχωριστό φύλλο χαρτιού και μόνο μετά εισάγετέ την στον πίνακα Eisenhower. Αργότερα, μπορείτε να παραλείψετε αυτό το σημείο και να ταξινομήσετε αμέσως τις εργασίες κατά σημασία και αναγκαιότητα.
• Διαβάστε προσεκτικά τη λίστα εργασιών, ενώ αναρωτηθείτε το ζήτημα του επείγοντος.

Όταν ταξινομείτε περιπτώσεις στην κλίμακα Eisenhower, αναρωτηθείτε:

• Είναι αυτή η εργασία στη σφαίρα των αξιών προτεραιότητάς μου; Αν η απάντηση είναι θετική, τότε είναι σημαντική, αν αρνητική, δεν είναι σημαντική.
• Με περιμένουν Αρνητικές επιπτώσειςτι γίνεται αν δεν ολοκληρώσω αυτήν την εργασία; Αυτή η ερώτηση θα καθορίσει επίσης το βαθμό σπουδαιότητας.
• Ο βαθμός επείγουσας ανάγκης καθορίζεται από τη διάρκεια της συνάφειας της εργασίας. Εάν είναι αδύνατο να ολοκληρώσετε μια εργασία αύριο, τότε η επείγουσα ανάγκη είναι πρωταρχικής σημασίας.

Φροντίστε να αφήσετε ελεύθερο χώρο στη λίστα εργασιών σας, εάν την έχετε συντάξει σε χαρτί. Μπορείτε να το συμπληρώσετε. Πρέπει να μετακινήσετε εργασίες που δεν έχουν ολοκληρωθεί σήμερα στη λίστα εργασιών σας για την επόμενη μέρα. Αν διαβάσετε προσεκτικά το άρθρο, καταλαβαίνετε ότι οι ημιτελείς εργασίες θα υπάρχουν στο τραπέζι του Αϊζενχάουερ καθημερινά.

Παράδειγμα ολοκληρωμένου πίνακα Eisenhower

Ας πάρουμε μια μέρα στη ζωή ως βάση δασκάλα σχολείουγεωγραφία.

1. Αύριο γίνονται 4 μαθήματα στο Λύκειο: στις 8.30, 10.00, 12.00 και 14.00 (μεταξύ μαθημάτων θα κάνω κοινωνικές υποθέσεις).
2. Πρέπει να μάθουμε γιατί η προκαταβολή δεν έφτασε στην κάρτα τον περασμένο μήνα (δεν θέλω να πηγαίνω στο λογιστήριο για μετρητά κάθε φορά).
3. Θέλω να αλλάξω το κούρεμά μου και να προσαρμόσω το χρώμα των μαλλιών μου (το σκέφτομαι πολύ καιρό).
4. Στείλτε το σε έναν συνάδελφο από άλλη πόλη μέσω ταχυδρομείου (υποσχέθηκα ότι θα το έκανα στις αρχές της εβδομάδας).
5. Πρέπει να πάμε στο σούπερ μάρκετ (υπάρχουν αρκετά είδη παντοπωλείου για μερικές μέρες).

Στην πραγματική ζωή υπάρχουν πολλές περισσότερες εργασίες, αλλά για τις ασκήσεις θα αρκεστούμε σε πέντε βαθμούς.

Το αποτέλεσμα της κατανομής των περιπτώσεων σύμφωνα με τη μέθοδο Eisenhower:

• Όπως ήδη καταλάβατε, το 1ο σημείο είναι σημαντικό και απαραίτητο, θα το γράψουμε στο τεταρτημόριο Α.
• Το τεταρτημόριο Β θα καλύψει το σημαντικό αλλά όχι επείγον θέμα του 2ου σημείου.
• Το τεταρτημόριο Γ θα περιέχει την επείγουσα αλλά όχι σημαντική εργασία του σημείου 4.
• Τα πράγματα με αριθμό 3 και 5 πηγαίνουν στο τεταρτημόριο Δ. Δεν είναι επείγοντα και δεν είναι τα πιο σημαντικά, αλλά θα σας προσφέρουν ευχαρίστηση και θα σας επιτρέψουν να χαλαρώσετε.

Τώρα δοκιμάστε το μόνοι σας.

Κάτω από ποιες συνθήκες θα σας είναι χρήσιμο το Matrix του Eisenhower;

Η μήτρα βοηθά στον προγραμματισμό πολύπλοκων και σημαντικών εργασιών. Κατανοήστε πώς λειτουργεί η μέθοδος και εφαρμόστε την στον βραχυπρόθεσμο προγραμματισμό.

Μη διστάσετε να χρησιμοποιήσετε τον πίνακα Eisenhower εάν:

• είναι δύσκολο να προσδιοριστεί η πρωταρχική εργασία, είναι δύσκολο να καταλάβουμε από πού να ξεκινήσουμε.
• Να είστε ειλικρινείς με τον εαυτό σας και να απαντάτε με ειλικρίνεια στις ερωτήσεις που τίθενται κατά τον προγραμματισμό.
• Θέλετε να βελτιστοποιήσετε το κόστος χρόνου.
• ξέρετε ότι είστε ικανοί για περισσότερα, αλλά δεν καταλαβαίνετε πώς να επιτύχετε ένα καλύτερο αποτέλεσμα.
• σταματήστε να αναβάλλετε τα πράγματα για αύριο.

Για να επιτευχθούν αποτελέσματα, δεν αρκεί η μελέτη του πίνακα του Αϊζενχάουερ. Μόνο με την εφαρμογή αυτής της γνώσης στην πράξη θα δείτε το αποτέλεσμα.

Μπορεί να είστε ήδη καλοί στη διαχείριση του χρόνου σας.

Τι γίνεται αν δεν χρειάζεστε τις μεθόδους του Αϊζενχάουερ και είστε μια χαρά με προβλήματα χωρίς πίνακες; Είστε έτοιμοι να αποφασίσετε τώρα;

Στη συνέχεια, απαντήστε ειλικρινά σε αυτές τις ερωτήσεις:

• Κάνετε πάντα μια λίστα υποχρεώσεων;
• Απαντάτε εγκαίρως στα email;
• Πηγαίνεις σπίτι στην ώρα σου και η δουλειά το Σαββατοκύριακο δεν σε αφορά;
• Τα social media και η φλυαρία παρεμβαίνουν σε σημαντικές εργασίες;
• Στο τέλος της ημέρας, είσαι ευερέθιστος και νιώθεις ότι θα μπορούσες να κάνεις περισσότερα;
• Δίνεις πάντα τη δέουσα προσοχή στην οικογένειά σου;

Σκεφτείτε αν θέλετε να αλλάξετε την τρέχουσα κατάσταση ή να αφήσετε τα πάντα ως έχουν. Πίνακας Αϊζενχάουερ - Ο βοηθός προγραμματισμού σας.

Χρησιμοποιήστε αυτές τις συμβουλές κατά την εφαρμογή της μεθόδου Eisenhower:

1. Μην υπερφορτώνετε τον εαυτό σας με ασήμαντα πράγματα.
2. Διατηρήστε τον χώρο εργασίας σας καθαρό και μην χάνετε χρόνο αναζητώντας έγγραφα.
3. Προσπαθήστε να κάνετε σημαντικά πράγματα το πρώτο μισό της ημέρας και όχι το βράδυ, όταν η δραστηριότητα μειώνεται.
4. Ο καλύτερος εχθρός του καλού. Πάρτε το θέμα στα σοβαρά, αλλά χωρίς φανατισμό.

Και μια τελευταία συμβουλή. Επιλέξτε μια κατεύθυνση προς την οποία προτιμάτε να κατανοήσετε καλύτερα. Είναι αδύνατο να ξέρεις τα πάντα.

συμπέρασμα

Έτσι, ο πίνακας Eisenhower είναι ένα παράδειγμα κατανομής περιπτώσεων. Ο Βολταίρος είπε: «Το πρωί κάνω σχέδια και το απόγευμα κάνω ανόητα πράγματα». Ο Αϊζενχάουερ παρείχε την τέλεια μέθοδο για την αποφυγή αυτής της ανοησίας. Βοηθήστε τον εαυτό σας να γίνει πιο ευτυχισμένος και πιο επιτυχημένος. Χρησιμοποιήστε το τραπέζι στην πράξη και το αποτέλεσμα δεν θα αργήσει να φτάσει.

Ο χρόνος δεν είναι υπό τον έλεγχό μας, αλλά μπορούμε να διαχειριστούμε τον χρόνο μας αποτελεσματικά.

Κάθε μέρα πρέπει να λαμβάνουμε εκατοντάδες αποφάσεις και όσο υψηλότερη είναι η θέση, τόσο περισσότερες αποφάσεις πρέπει να πάρουμε. Πώς να ξεχωρίσετε το σημαντικό από το ασήμαντο; Μια απλή αλλά παραγωγική μέθοδος είναι η πλατεία Eisenhower, γνωστή και ως Matrix του Eisenhower. Αυτό το σύστημα, με , λειτουργεί εξαιρετικά τόσο για καθημερινό όσο και για μακροπρόθεσμο προγραμματισμό. Παρακάτω θα μάθετε για τον συγγραφέα αυτής της τεχνικής (ήταν ένα εξαιρετικό άτομο), καθώς και για τα χαρακτηριστικά της χρήσης της ίδιας της τεχνικής "Eisenhower Square".

Ο Ντουάιτ Αϊζενχάουερ έζησε μια από τις πιο παραγωγικές ζωές που μπορείς να φανταστείς.

Ο Αϊζενχάουερ ήταν ο 34ος Πρόεδρος των Ηνωμένων Πολιτειών, υπηρετώντας δύο θητείες από το 1953 έως το 1961. Κατά τη διάρκεια της θητείας του, ξεκίνησε προγράμματα που οδήγησαν άμεσα στην ανάπτυξη του Διακρατικού Συστήματος Αυτοκινητοδρόμων στις Ηνωμένες Πολιτείες, την εκτόξευση του Διαδικτύου (DARPA), την εξερεύνηση του διαστήματος (NASA) και την ειρηνική χρήση εναλλακτικών πηγών ενέργειας (Atomic Energy Act ).

Πριν γίνει πρόεδρος, ο Αϊζενχάουερ ήταν στρατηγός πέντε αστέρων ( υψηλότερη κατάταξη), υπηρέτησε ως Ανώτατος Διοικητής συμμαχικές δυνάμειςστην Ευρώπη κατά τον Β' Παγκόσμιο Πόλεμο, ήταν υπεύθυνος για τον σχεδιασμό και την εκτέλεση της εισβολής Βόρεια Αφρική, Γαλλία και Γερμανία.

Επιπλέον, υπηρέτησε ως πρόεδρος του Πανεπιστημίου Κολούμπια, έγινε ο πρώτος ανώτατος αρχιστράτηγοςΝΑΤΟ, και ταυτόχρονα βρήκε με κάποιο τρόπο χρόνο να συνεχίσει τα χόμπι του: να παίζει γκολφ και να ελαιογραφεί.

Ο Αϊζενχάουερ είχε την απίστευτη ικανότητα να διατηρεί την παραγωγικότητά του όχι μόνο για μερικές εβδομάδες ή μήνες, αλλά για δεκαετίες. Και για αυτό το λόγο, οι τεχνικές διαχείρισης χρόνου, διαχείρισης εργασιών και παραγωγικότητας έχουν μελετηθεί από πολλούς ανθρώπους.

Η πιο διάσημη στρατηγική παραγωγικότητας του είναι γνωστή ως «Πλατεία Αϊζενχάουερ». Είναι ένα απλό εργαλείο λήψης αποφάσεων που μπορείτε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε αμέσως. Ας μιλήσουμε για το πώς να είμαστε πιο παραγωγικοί και πώς λειτουργεί η στρατηγική του Αϊζενχάουερ.

«Πλατεία Αϊζενχάουερ»: Πώς να είσαι πιο παραγωγικός

Η στρατηγική του Αϊζενχάουερ για την ανάληψη δράσης και την οργάνωση εργασιών είναι πολύ απλή. Χρησιμοποιεί έναν πίνακα αποφάσεων (στην παρακάτω εικόνα), στον οποίο θα κατανείμετε τις ενέργειές σας με βάση τέσσερις πιθανότητες:

Επείγουσες και σημαντικές (εργασίες που πρέπει να γίνουν άμεσα).

Σημαντικές αλλά όχι επείγουσες (εργασίες που μπορούν να προγραμματιστούν να γίνουν αργότερα).

Επείγον αλλά όχι σημαντικό (καθήκοντα που μπορούν να ανατεθούν σε κάποιον άλλον).

Όχι επείγοντα και όχι σημαντικά (καθήκοντα που μπορούν να εξαλειφθούν).

Το υπέροχο με αυτή τη μήτρα είναι ότι μπορεί να χρησιμοποιηθεί τόσο για μακροπρόθεσμα σχέδια παραγωγικότητας («Πώς πρέπει να περνάω τον χρόνο μου κάθε εβδομάδα;») όσο και για μικρές καθημερινές εργασίες («Τι πρέπει να κάνω σήμερα;») .

Σημείωση:Δημιούργησα το πρότυπο Eisenhower Square ως υπολογιστικό φύλλο Μπορείτε να κατεβάσετε αυτό το πρότυπο για προσωπική σας χρήση στο κάτω μέρος του άρθρου. (Παρεμπιπτόντως, μετέφρασα αυτό το πρότυπο στα ρωσικά και αν θέλετε να το αποκτήσετε - .

Διαφορά μεταξύ επείγοντος και σημαντικού

Αυτό που είναι σημαντικό είναι σπάνια επείγον, και αυτό που είναι επείγον είναι σπάνια σημαντικό.

— Ντουάιτ Αϊζενχάουερ

Επείγουσες εργασίες είναι εκείνες οι εργασίες που πρέπει να απαντηθούν γρήγορα: επιστολές, τηλεφωνήματα, μηνύματα, ειδήσεις. Εν τω μεταξύ, σύμφωνα με τον Brett McKay: Σημαντικές εργασίεςείναι καθήκοντα που συμβάλλουν στη μακροπρόθεσμη αποστολή, τις αξίες και τους στόχους μας».

Ο διαχωρισμός αυτών των επειγουσών και σημαντικών εργασιών είναι αρκετά εύκολος να γίνει μία φορά, αλλά το να το κάνετε με συνέπεια μπορεί να είναι εξαιρετικά δύσκολο. Ο λόγος που μου αρέσει η μέθοδος του Eisenhower Square είναι ότι παρέχει ένα σαφές πλαίσιο για τη λήψη αποφάσεων σε συνεχή βάση. Και όπως όλα στη ζωή, η συνέπεια είναι το δύσκολο κομμάτι.

Ακολουθούν ορισμένες άλλες παρατηρήσεις που έκανα χρησιμοποιώντας αυτήν τη μέθοδο:

Εκκαθάριση πριν από τη βελτιστοποίηση

Πριν από μερικά χρόνια, διάβαζα για τον προγραμματισμό και βρήκα ένα ενδιαφέρον απόσπασμα:

"Δεν υπάρχει πιο γρήγορος κώδικας από τον κανένα κωδικό"

— Κέβλιν Χένι

Με άλλα λόγια, ο γρηγορότερος τρόπος για να ολοκληρώσετε κάτι—να κάνετε τον υπολογιστή σας να διαβάσει γραμμές κώδικα ή να διαγράψει μια ολοκληρωμένη εργασία από τη λίστα υποχρεώσεων—είναι να εξαλείψετε εντελώς αυτήν την εργασία. ΟΧΙ πια γρήγορο τρόπονα κάνεις κάτι αντί να μην το κάνεις καθόλου. Φυσικά, αυτό δεν είναι λόγος για τεμπελιά, αλλά μια πρόταση για να αναγκάσετε τον εαυτό σας να πάρει δύσκολες αποφάσεις και να αφαιρέσει κάθε εργασία που δεν σας οδηγεί προς την αποστολή, τις αξίες ή τους στόχους σας.

Πολύ συχνά χρησιμοποιούμε τεχνικές παραγωγικότητας, διαχείριση χρόνου και βελτιστοποίηση ως δικαιολογία για να αποφύγουμε την πολύ σημαντική ερώτηση: «Πρέπει πραγματικά να το κάνω αυτό;» Είναι πολύ πιο εύκολο να παραμείνετε απασχολημένοι και να λέτε στον εαυτό σας ότι πρέπει απλώς να είστε λίγο πιο αποτελεσματικοί ή να «δουλέψετε λίγο αργότερα απόψε» παρά να εξαλείψετε μια εργασία που απλά νιώθετε άνετα. Αλλά στην πραγματικότητα αυτό δεν είναι το πιο αποτελεσματική μέθοδοςχρήση του χρόνου σας. (Προσωπικά, μου αρέσει η δοκιμαστική φράση «Είσαι απασχολημένος ή είσαι παραγωγικός;»).

Όπως λέει ο Tim Ferriss, «Το να είσαι απασχολημένος είναι μια μορφή τεμπελιάς – τεμπέλης σκέψης και αδιάκριτης δράσης».

Θεωρώ τη μέθοδο Eisenhower ιδιαίτερα χρήσιμη επειδή με αναγκάζει να αμφισβητήσω εάν η ενέργεια είναι πραγματικά απαραίτητη, πράγμα που σημαίνει τελικά να μετακινήσω την εργασία στο τεταρτημόριο Διαγραφή αντί να τις επαναλάβω άσκοπα. Και ειλικρινά, αν απλώς εξαλείφετε όλα τα πράγματα για τα οποία σπαταλάτε τον χρόνο σας κάθε μέρα, τότε πιθανότατα δεν θα χρειαστείτε καμία συμβουλή για το πώς να είστε πιο παραγωγικοί στην εκτέλεση της δουλειάς που έχει πραγματικά σημασία.

Θα με βοηθήσει αυτό να πετύχω τον στόχο μου;

Μια τελευταία σημείωση: Μπορεί να είναι πολύ δύσκολο να εξαλείψετε περιττές δραστηριότητες εάν δεν είστε σίγουροι σε ποια κατεύθυνση εργάζεστε. Από την εμπειρία μου, υπάρχουν δύο ερωτήσεις που θα ξεκαθαρίσουν ολόκληρη τη μέθοδο του Αϊζενχάουερ.

Αυτά τα δύο ερωτήματα:

1. Για τι δουλεύω; Τι δουλεύω; Σε ποια κατεύθυνση εργάζομαι;
2. Ποιες είναι οι βασικές αξίες για τις οποίες προσπαθώ στη ζωή μου;

Αυτές είναι οι ερωτήσεις που έθεσα στον εαυτό μου στην Ετήσια Ανασκόπηση και στην Έκθεση προόδου μου. Η απάντηση σε αυτές τις ερωτήσεις με βοήθησε να διευκρινίσω κατηγορίες για ορισμένες εργασίες στη ζωή μου. Μετά από αυτό, το να αποφασίσετε ποιες εργασίες να κάνετε και ποιες εργασίες να διαγράψετε γίνεται πολύ πιο εύκολο, γιατί θα καταλάβετε τι είναι σημαντικό για εσάς.

Η Μέθοδος Eisenhower δεν είναι μια τέλεια στρατηγική, αλλά για μένα συνειδητοποίησα ότι είναι χρήσιμο εργαλείολήψη αποφάσεων για τη βελτίωση της παραγωγικότητας και την εξάλειψη εργασιών που καταλαμβάνουν ψυχική ενέργεια, χρόνο και σπάνια με οδηγούν στον στόχο μου. Ελπίζω να βρείτε αυτή τη μέθοδο χρήσιμη.

Πρωτότυπο άρθρο: http://jamesclear.com/eisenhower-box

ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟ.: Μικρό μπόνους: Πρότυπο Eisenhower Square: Έχω ρωσοποιήσει το πρότυπο Eisenhower Square σε έναν πίνακα που μπορείτε να κατεβάσετε και να χρησιμοποιήσετε όποτε θέλετε να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας και να εξαλείψετε τον χαμένο χρόνο. Μπορείτε να το αποκτήσετε επικοινωνώντας μαζί μου και θα σας στείλω αμέσως ένα αντίγραφο του πίνακα.