Ενέργειες μετά την ολοκλήρωση της ανάθεσης εργασιών. Ανάθεση εξουσιών: πώς να επιτύχετε αποτελέσματα με τα χέρια των εργαζομένων (οδηγίες βήμα προς βήμα)

Βοήθεια από άλλους υπαλλήλους
Ακόμη και ένας «Σούπερ Άνθρωπος» χρειάζεται βοήθεια και υποστήριξη. Δεν είναι ντροπή να ζητάς βοήθεια. Αφήστε στην άκρη την περηφάνια σας και δείξτε σεβασμό για άλλους ταλαντούχους υπαλλήλους που μπορούν να συνεισφέρουν στη δουλειά σας.

«Θυμηθείτε ότι ένας άνθρωπος στο πεδίο δεν είναι πολεμιστής: με τη βοήθεια των υπαλλήλων μας, εσείς, τα μέλη της ομάδας σας και όσοι σας υποστηρίζουν, θα φτάσετε σε νέα ύψη».
- Άγνωστος συγγραφέας.
Νιώθετε άγχος και υπερφόρτωση από τη δουλειά; Ή νιώθετε ότι δεν ανεβαίνετε τα σκαλιά της καριέρας σας; Αν ναι, ίσως θα πρέπει να μάθετε να εμπιστεύεστε άλλους υπαλλήλους με τη δουλειά σας!
Αν δουλεύεις μόνος σου, δεν θα μπορείς να τα κάνεις όλα, ακόμα κι αν δουλεύεις όλη μέρα. Σε συγκεκριμένο αριθμό ωρών την ημέρα, μπορείτε να ολοκληρώσετε ένα ορισμένο ποσό εργασίας. Επειδή λίγοι άνθρωποι μπορούν να σας βοηθήσουν στη δουλειά σας, περιορίζετε τη δική σας επιτυχία.
Μπορεί να αισθάνεστε καταβεβλημένοι από τη δουλειά: Δεν θα είστε σε θέση να κάνετε όλα όσα απαιτούνται από εσάς. Αυτό θα προκαλέσει άγχος, αισθήματα δυσαρέσκειας και την αίσθηση ότι απογοητεύετε τους ανθρώπους.
Αλλά υπάρχει επίσης θετική πλευράδεδομένη κατάσταση: έχετε μια εξαιρετική ευκαιρία να δείτε αν μπορείτε να βρείτε μια διέξοδο. Εάν αυτό το μάθημα λειτουργεί για εσάς, θα επιτύχετε εκπληκτική επιτυχία!
Ένας τρόπος για να ξεπεράσετε αυτόν τον «περιορισμό» είναι να μάθετε να αναθέτετε τις ευθύνες σας σε άλλους υπαλλήλους. Εάν το μάθετε αυτό, θα δημιουργήσετε γρήγορα μια ισχυρή και επιτυχημένη ομάδα ικανή να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις των πελατών.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η ανάθεση ευθυνών είναι μια πολύ σημαντική ικανότητα για εκμάθηση!

Γιατί οι διευθυντές δεν αναθέτουν τις ευθύνες τους στους υπαλλήλους;
Για να καταλάβετε πώς να αναθέσετε ευθύνες, είναι σημαντικό να κατανοήσετε γιατί πολλοί το αποφεύγουν. Όλα είναι πολύ απλά - γιατί απαιτεί μεγάλη προσπάθεια εκ των προτέρων.
Επιπλέον, τι είναι πιο εύκολο: να γράψετε και να δημοσιεύσετε ένα φυλλάδιο που προσφέρει μια νέα υπηρεσία υπό την ηγεσία σας ή να το εμπιστευτείτε στα μέλη της ομάδας σας;
Γνωρίζετε τα περιεχόμενα του φυλλαδίου από το Α έως το Ω. Αν σας ξυπνήσουν τη νύχτα, μπορείτε να απαριθμήσετε όλα τα οφέλη της νέας υπηρεσίας. Δεν θα σου είναι δύσκολο να το γράψεις. Πρόστιμο! Τίθεται το ερώτημα: «Αξίζει τον κόπο ένα τέτοιο χάσιμο χρόνου;»
Με την πρώτη ματιά, φαίνεται ότι είναι πιο εύκολο να τα κάνεις όλα μόνος σου παρά να εξηγήσεις τη στρατηγική σε κάποιον άλλο. Ωστόσο, υπάρχουν δύο λόγοι για τους οποίους είναι καλύτερο να αναθέσετε αυτήν την εργασία σε έναν από τους υπαλλήλους:
· Αρχικά, θα έχετε την ευκαιρία να ηγηθείτε μιας νέας καμπάνιας, αυξάνοντας τις πιθανότητες να αναπτυχθεί η σκέψη και η στρατηγική σας και να προκύψουν νέες ιδέες. Εάν εργάζεστε μόνοι σας, δεν θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το χρόνο σας με σύνεση.
· Δεύτερον, εμπλέκοντας άλλους υπαλλήλους στην εργασία, αναπτύσσετε τις δεξιότητες και τις ικανότητές τους. Αυτό σημαίνει ότι όταν προκύψει η ανάγκη για ένα έργο όπως αυτό, μπορείτε να το αναθέσετε στους υπαλλήλους σας και να είστε σίγουροι ότι θα το κάνουν καλά, με ελάχιστη ή καθόλου βοήθεια από εσάς.
Η μεταφορά των ευθυνών σας σάς επιτρέπει να χρησιμοποιείτε ορθολογικά το χρόνο και τις δεξιότητες, βοηθά τα μέλη της ομάδας να αναπτυχθούν και να αναπτυχθούν επαγγελματικά και να αξιοποιήσουν πλήρως τις δυνατότητές τους προς όφελος του οργανισμού.

Πότε να εκχωρήσετε αρμοδιότητες
Εάν παραδώσετε τις ευθύνες σας στους υπαλλήλους σας με σύνεση, μπορείτε να επιτύχετε. Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να μετατοπίσετε όλες τις υποθέσεις σας στους ώμους των υπαλλήλων σας. Για να προσδιορίσετε την κατάλληλη στιγμή για μεταφορά, θα πρέπει να κάνετε στον εαυτό σας πέντε ερωτήσεις:

Υπάρχει κάποιος που έχει (ή μπορεί να τον εμπιστευτεί) τις πληροφορίες που απαιτούνται για την ολοκλήρωση της εργασίας; Είναι δυνατόν να αναθέσετε την εργασία σε κάποιον άλλο ή είναι σημαντικό να την ολοκληρώσετε μόνοι σας;
Επιτρέπει αυτή η ανάθεση στους υπαλλήλους να αναπτυχθούν επαγγελματικά και να αναπτύξουν τις δεξιότητές τους;
Θα μπορούσε να προκύψει ξανά παρόμοια εργασία στο μέλλον;
Έχετε αρκετό χρόνο για να αναθέσετε αποτελεσματικά; Απαιτείται χρόνος για την εκπαίδευση των εργαζομένων, την απάντηση σε ερωτήσεις, τον έλεγχο των αποτελεσμάτων και τη διόρθωση σφαλμάτων εάν είναι απαραίτητο.
Πρέπει να εμπιστευτώ αυτήν την εργασία σε κανέναν; Η ολοκλήρωση εργασιών που έχουν μακροπρόθεσμες συνέπειες (όπως η πρόσληψη του «σωστού» ατόμου) απαιτεί τη συμμετοχή και την προσοχή σας.

Εάν απαντήσετε «ναι» στις περισσότερες ερωτήσεις, θα πρέπει να αναθέσετε ορισμένες από τις ευθύνες σας.

Όλα τα παραπάνω, ακόμη και αν πληρούνται όλες οι προϋποθέσεις, δεν εγγυώνται ικανοποιητικά αποτελέσματα και επιτυχία στην ολοκλήρωση των ανατεθέντων εργασιών. Πρέπει να σκεφτείτε σε ποιον να εμπιστευτείτε το έργο και πώς να το κάνετε.

Σε ποιον Και Πως αντιπρόσωπος
Όταν αποφασίζετε να αναθέσετε μια εργασία σε κάποιον, υπάρχουν αρκετοί παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη. Αφού τα σκεφτείτε, συμπληρώστε Πρόγραμμα αντιπροσωπειώνπου βρίσκεται στο τέλος αυτού του άρθρου. Θα σας επιτρέψει να διατηρείτε αρχείο με τις εργασίες που πρέπει να ανατεθούν και σε ποιον να τις αναθέσετε.

Σε ποιον να αναθέσετε;

Μερικά γεγονότα που πρέπει να λάβετε υπόψη:

Εμπειρία, γνώσεις και δεξιότητες των υποψηφίων για την εργασία.

Τι γνώσεις και δεξιότητες έχει ο εργαζόμενος;
Έχετε το χρόνο και την ικανότητα να παρέχετε εκπαίδευση;

Ο τρόπος εργασίας που προτιμά ο εργαζόμενος.

Πόσο ανεξάρτητος είναι ο εργαζόμενος;
Τι θέλει από τη δουλειά;
Ποιοι είναι οι μακροπρόθεσμοι στόχοι και τα ενδιαφέροντά του και πώς αντιστοιχούν στην προτεινόμενη δουλειά;

Ο τρέχων φόρτος εργασίας του εργαζομένου.

Έχει ο εργαζόμενος αρκετό χρόνο για να αναλάβει ένα νέο έργο;
Αναμένεται να απαλλαγεί από άλλα καθήκοντα ή να μεταφερθούν οι αρμοδιότητές του σε άλλους υπαλλήλους;

Πως αντιπρόσωπος;
Ακολουθήστε αυτούς τους κανόνες για να πετύχετε:

Δηλώστε το επιθυμητό αποτέλεσμα ξεκάθαρα και λεπτομερώς, ξεκινώντας από το τέλος.
Θέστε ξεκάθαρα όρια και περιορισμούς. Εξηγήστε πού βρίσκονται τα όρια της εξουσίας, της ευθύνης και της λογοδοσίας; Εάν ένας υπάλληλος:

περίμενε να σου πουν τι να κάνεις;
ρωτήστε τι να κάνετε;
κάνει συστάσεις και μετά ενεργεί;
ενεργήσει και να αναφέρει τα αποτελέσματα αμέσως;
ενεργούν ανεξάρτητα και αναφέρουν περιοδικά;

Όποτε είναι δυνατόν, συμπεριλάβετε τους υπαλλήλους στη διαδικασία ανάθεσης. Δώστε τους την εξουσία να αποφασίσουν ποιες εργασίες θα πρέπει να ολοκληρωθούν και πότε.
Προσπαθήστε να ταιριάξετε το επίπεδο ευθύνης με την ποσότητα δύναμης. Κατανοήστε ότι μπορείτε να αναθέσετε την ευθύνη, αλλά όχι την ευθύνη. Όλη η ευθύνη ανήκει σε εσάς!
Αναθέστε καθήκοντα σε υπαλλήλους χαμηλότερου επιπέδου. Άνθρωποι που εκτελούν αυτή η δουλειάσυνεχώς, τη γνωρίζουν καλύτερα και είναι πιο κατάλληλοι για την ολοκλήρωση εργασιών, επειδή γνωρίζουν όλες τις αποχρώσεις καθημερινή εργασία. Αυτό θα σας βοηθήσει επίσης να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά τον χώρο εργασίας σας και να βελτιώσετε τον επαγγελματισμό των υπαλλήλων σας.
Παρέχετε υποστήριξη και απαντήστε σε ερωτήσεις. Εξασφάλιση της επιτυχίας του έργου μέσω συνεχούς επικοινωνίας και παρακολούθησης και παροχής όλων των απαραίτητων πόρων.
Εστιάστε στο αποτέλεσμα. Δώστε προσοχή στα αποτελέσματα, όχι στο πώς γίνεται η δουλειά: ο τρόπος που κάνετε τη δουλειά δεν είναι ο μόνος τρόπος και μπορεί να μην είναι και ο καλύτερος! Δώστε στους υπαλλήλους τον έλεγχο των δικών τους μεθόδων και διαδικασιών. Αυτό συμβάλλει στην επιτυχία και την εμπιστοσύνη.
Αποφύγετε την «αντίστροφη ανάθεση». Εάν προκύψει πρόβλημα, μην επιτρέψετε στον υπάλληλο να μεταθέσει την ευθύνη πίσω σε εσάς: ρωτήστε τι προτείνει για να επιλύσετε το πρόβλημα. μην δίνεις ποτέ απάντηση χωρίς εξήγηση.
Παρακινήστε και αφοσιωθείτε. Συζητήστε την αποτελεσματικότητα των οικονομικών ανταμοιβών, τις μελλοντικές ευκαιρίες, την άτυπη αναγνώριση και άλλες επιθυμητές συνέπειες. Δείξτε εκτίμηση όταν την αξίζει.
Δημιουργήστε και διατηρήστε ένα σύστημα ελέγχου.

Συζητήστε τις προθεσμίες.
Συζητήστε και προγραμματίστε σημεία ελέγχου καθώς αξιολογείτε τα ορόσημα του έργου.
Κάντε προσαρμογές εάν χρειάζεται.
Αφιερώστε χρόνο για να ελέγξετε όλες τις εργασίες.

Λαμβάνοντας υπόψη βασικά σημεία πριν και κατά τη διάρκεια της διαδικασίας ανάθεσης, μπορείτε να δείτε τρόπους βελτίωσης της.

Ελεγχος
Τώρα, έχοντας μελετήσει όλα τα παραπάνω βήματα, δώστε οδηγίες και εκπαιδεύστε τα μέλη της ομάδας. Αφιερώστε χρόνο για να εξηγήσετε γιατί επιλέχθηκαν για αυτή τη δουλειά, τι αναμένεται από αυτούς κατά τη διάρκεια αυτού του έργου, τον σκοπό του έργου, τυχόν χρονοδιαγράμματα, πόρους στους οποίους μπορούν να βασιστούν. Συμφωνήστε για ορόσημα σε κάθε στάδιο του έργου.
Τέλος, βεβαιωθείτε ότι τα μέλη της ομάδας γνωρίζουν να σας πουν για τυχόν προβλήματα που προκύπτουν και ότι μπορείτε πάντα να κάνετε ερωτήσεις και να ζητάτε τη βοήθειά σας κατά τη διάρκεια της εργασίας.
Είναι γνωστό ότι ο έλεγχος πρέπει να γίνεται με μέτρο. Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να εγκαταλείψετε εντελώς τον έλεγχο: όταν αναθέτετε καθήκοντα, θα πρέπει να διατηρείτε μια ισορροπία μεταξύ του υπερβολικού ελέγχου, ο οποίος δεν δίνει χώρο στον εργαζόμενο να εκφράσει το πλήρες δυναμικό και τις ικανότητές του, και την ανεκτικότητα. Είναι απαραίτητο να παρακολουθείται η διαδικασία και, όπου χρειάζεται, να παρέχεται βοήθεια και υποστήριξη για να διασφαλιστεί ότι οι εργασίες εκτελούνται σωστά και αποτελεσματικά.

Είναι σημαντικό να αποδεχτείτε μόνο πλήρως ολοκληρωμένες εργασίες
Εάν μια εργασία δεν έχει ολοκληρωθεί και δεν σας σταλεί πίσω, αφιερώστε χρόνο για να την ελέγξετε διεξοδικά. Όποτε είναι δυνατόν, προστατεύστε μόνο υψηλής ποιότητας, πλήρως ολοκληρωμένες εργασίες. Εάν αναθέσετε εργασία με την οποία δεν είστε ικανοποιημένοι, τα μέλη της ομάδας σας δεν θα μάθουν να αποδίδουν καλά. Ακόμα χειρότερα, θα πρέπει να κάνετε μόνοι σας ένα βουνό από τη δουλειά τους. Όχι μόνο θα είστε υπερφορτωμένοι, δεν θα έχετε χρόνο να ολοκληρώσετε τις δικές σας ευθύνες. Φυσικά, εάν η εργασία ολοκληρωθεί αποτελεσματικά από τους υπαλλήλους, φροντίστε να εκφράσετε την ευγνωμοσύνη σας και να ευχαριστήσετε τους ειδικούς με χρηματική ανταμοιβή. Η ευγνωμοσύνη προς τους υπαλλήλους για την επιτυχή εργασία, τα αποτελέσματα της οποίας εντυπωσιάζεστε, πρέπει να σας γίνει συνήθεια. Αυτή η προσπάθεια εκ μέρους σας θα γίνει ένα ακόμη δομικό στοιχείο στο χτίσιμο της ομάδας, της αυτοπεποίθησης και της αποτελεσματικότητας των μελών της, κάτι που θα βελτιώσει την ποιότητα των επόμενων εργασιών. Επομένως, όλοι θα ωφεληθούν από αυτό.

Βασικά σημεία:
Εκ πρώτης όψεως, η ανάθεση μπορεί να φαίνεται σαν ένα περιττό εμπόδιο, αλλά αν γίνει σωστά, μπορεί να αυξήσει σημαντικά τον όγκο της εργασίας που κάνετε.
Κατανέμοντας τον φόρτο εργασίας σας έτσι ώστε να εργάζεστε στα πιο σημαντικά έργα ενώ άλλοι κάνουν λιγότερα ουσιαστική δουλειά, είναι η συνταγή της επιτυχίας σας.
Για να αναθέσετε αποτελεσματικά την εργασία, επιλέξτε τους κατάλληλους ανθρώπους για να κάνετε την εργασία και κάντε την με τον σωστό τρόπο. Υπάρχουν πολλοί παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη, αλλά η αποτελεσματική ανάθεση ευθυνών θα βοηθήσει πολύ!

Πρόγραμμα αντιπροσωπειών
Ασκηση	Είναι δυνατόν να του εμπιστευτείς σε αυτόν τον υπάλληλο? Ναί / Οχι	Σε ποιον πρέπει να ανατεθεί η εργασία;?

Η διαδικασία ανάθεσης εξουσίας ξεκινά αμέσως αφού ο διευθυντής αποφασίσει να την αναθέσει και εντοπίσει τον υπάλληλο που θα εκτελέσει την εργασία. Ποια είναι τα βασικά σημεία ανάθεσης και τι συμβαίνει εάν παραμεληθούν; Για να γίνει αποτελεσματική αυτή η διαδικασία και στο τέλος της να επιτευχθεί το επιθυμητό αποτέλεσμα, όσοι θέτουν καθήκοντα θα πρέπει να τηρούν αρκετούς κανόνες από κορυφαίους επιχειρηματικούς προπονητές.

Η αντιπροσωπεία είναι η βάση της ευρωπαϊκής ιδέας ηγεσίας, πιο γνωστή ως μοντέλο διαχείρισης Harzburg. Για περισσότερα από 30 χρόνια, αυτή η μέθοδος διαχείρισης χρησιμοποιείται με επιτυχία σε διάφορες εταιρείες και οργανισμούς. Η επιτυχημένη ανάθεση σάς επιτρέπει να επιτύχετε πολλούς στόχους ταυτόχρονα: βελτιστοποίηση της εργασιακής διαδικασίας, μείωση του κόστους, βελτίωση των προσόντων και εκπαίδευση εργαζομένων, ανάπτυξη του αποθεματικού προσωπικού του οργανισμού, βελτίωση των δεξιοτήτων διαχείρισης και των ικανοτήτων του ίδιου του διευθυντή. Αλλά το κύριο πράγμα είναι ότι η ανάθεση βοηθά στην επίτευξη υψηλών αποτελεσμάτων λόγω της υψηλής ποιότητας απόδοσης από τους υπαλλήλους των καθηκόντων που τους έχουν ανατεθεί.

1. Βάλτε έναν στόχο, καθορίστε το αποτέλεσμα

Ο πρώτος κανόνας είναι να διαμορφώσετε τον στόχο όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένα. Από την αρχή, ο διευθυντής πρέπει να εξηγήσει με σαφήνεια στον υφιστάμενο ποιο αποτέλεσμα και σε ποιο χρονικό διάστημα περιμένει, να καθορίσει ποιο θα πρέπει να είναι το αποτέλεσμα της εργασίας (για παράδειγμα, προσέλκυση νέων πελατών, διοργάνωση εκδήλωσης στην ώρα του κ.λπ.). Η σαφής ιδέα ενός εργαζομένου για το αποτέλεσμα που πρέπει να επιτευχθεί είναι απαραίτητη προϋπόθεση για τη σωστή ανάθεση εργασιών. Μια προσπάθεια να ανατεθεί μόνο μια διαδικασία, δηλαδή να υποδειχθεί σε έναν υφιστάμενο μόνο αυτό που πρέπει να γίνει, αφαιρεί εντελώς την ευθύνη για το αποτέλεσμα από αυτόν και επίσης μειώνει τα κίνητρα και την αποτελεσματικότητά του.

Όταν ένας υπάλληλος αναλαμβάνει μια διαδικασία εργασίας (για παράδειγμα, καλεί συνεργαζόμενες εταιρείες και προσφέρεται να γίνει χορηγός του οργανισμού), του λένε στην πραγματικότητα τι πρέπει να κάνει στο ώρα εργασίας. Αλλά τα αποτελέσματα της δραστηριότητας δεν ορίζονται εδώ. Είναι ένα άλλο θέμα εάν η εργασία τίθεται "με το μάτι" στο αποτέλεσμα: βρείτε τρεις εταιρείες-πελάτες και συνάψτε συμφωνίες μαζί τους. Είναι εξαιρετικά σημαντικό ο διευθυντής να κοινοποιεί τα αναμενόμενα αποτελέσματα στον υφιστάμενο, έτσι ώστε ο τελευταίος να έχει ένα όραμα να κινηθεί προς τον στόχο. Και μόνο τότε μπορεί ο διευθυντής να αναπτύξει (κατά προτίμηση μαζί με έναν εξουσιοδοτημένο υπάλληλο) ένα σχέδιο διαδικασίας για την επίτευξη του στόχου.

Στη ρωσική γλώσσα υπάρχουν δύο τύποι ρημάτων - τέλειο και ατελές, και αυτοί οι τύποι διαχωρίζουν σαφώς τη δράση με γνώμονα τα αποτελέσματα (τι να κάνω;) και τη διαδικασία-δράση (τι να κάνω;). Από αυτή την άποψη αξίζει να αναλυθεί περιγραφές εργασίας, που αναπτύχθηκε στον οργανισμό: συχνά διευκρινίζουν τι πρέπει να κάνει αυτός ή εκείνος ο εργαζόμενος, αλλά όχι τι πρέπει να επιτύχει και με ποια κριτήρια θα αξιολογηθεί η αποτελεσματικότητα των δραστηριοτήτων του.

Ένα άλλο βασικό σημείο κατά τον καθορισμό στόχων είναι η σαφήνεια. Εργασίες παρόμοιες με τη φράση από το παραμύθι "Πηγαίνετε εκεί, δεν ξέρω πού, φέρτε το, δεν ξέρω τι", οδηγούν σε αμοιβαία παρεξήγηση και μερικές φορές ακόμη και σε σύγκρουση μεταξύ αφεντικού και υφισταμένου.

Μια σωστά διατυπωμένη εργασία πρέπει να πληροί τα κριτήρια της ανάλυσης SMART, δηλαδή να είναι συγκεκριμένη, μετρήσιμη, εφικτή, σχετική και χρονισμένη. Μια σαφής και ρεαλιστική προθεσμία για την ολοκλήρωση της ανάθεσης εργασίας μεταφράζει την εργασία "ευχής" ("Θα ήταν ωραίο να πραγματοποιηθεί ένα master class το φθινόπωρο") στην κατηγορία εργασιών - "διοργάνωση master class την πρώτη εβδομάδα του Οκτωβρίου".

Έτσι, με μια σωστή και σαφή δήλωση της εργασίας, ο διευθυντής μεταβιβάζει την πρωταρχική λειτουργική ευθύνη για το αποτέλεσμα και μπορεί να ζητήσει/απαιτήσει την επίτευξή του από τον εργαζόμενο. Και, φυσικά, είναι απαραίτητο να μεταφέρετε εργασίες και εξουσίες απευθείας στον ίδιο τον διαχειριστή, διαφορετικά θα έχετε το αποτέλεσμα ενός "κατεστραμμένου τηλεφώνου".

2. Ελευθερία εντός αυστηρών ορίων

Ο δεύτερος κανόνας είναι να περιγράφονται τα δικαιώματα και οι ευθύνες ενός υφισταμένου όταν εκτελεί μια εργασία. Ο εργαζόμενος πρέπει να κατανοήσει ξεκάθαρα με ποιους κανονισμούς και πρότυπα πρέπει να συμμορφώνεται, ποιοι πόροι είναι διαθέσιμοι για την επίτευξη του στόχου και ποιοι περιορισμοί τίθενται.

Για να γίνει αυτό, ο διευθυντής πρέπει να θέσει τους «κανόνες του παιχνιδιού» - το πλαίσιο εντός του οποίου μπορεί να ενεργήσει ο υπάλληλος. Αυτό το πλαίσιο θα πρέπει να καθορίζει τα όρια της πρωτοβουλίας του υφισταμένου, το δικαίωμά του να λαμβάνει ανεξάρτητες αποφάσεις και την υποχρέωση να συντονίζει τις άλλες αποφάσεις και ενέργειές του με τη διοίκηση. Το επίπεδο πρωτοβουλίας συνήθως καθορίζεται από τις ικανότητες του εργαζομένου. Είναι σε θέση να ανταπεξέλθει μόνος του στο έργο; Χρειάζεται συμβουλές και προσαρμογές από πάνω; Ή το επίπεδο ενός υφισταμένου του επιτρέπει να είναι μόνο εκτελεστής εντολών; Υπάρχει ανάγκη να παρακολουθεί συνεχώς τις ενέργειές του και να δίνει σαφείς οδηγίες και οδηγίες; Έχοντας απαντήσει σε αυτές τις ερωτήσεις, ο διευθυντής μπορεί να αποφασίσει για τον βαθμό ελευθερίας δράσης του υφισταμένου και τον βαθμό ελέγχου του στην πρόοδο της εργασίας που του έχει ανατεθεί.

Ταυτόχρονα, κάτι άλλο είναι σημαντικό - η αντιστοιχία των εκχωρούμενων εξουσιών στο έργο που εκτελείται. Με άλλα λόγια, ο εργαζόμενος πρέπει να λάβει από τον διευθυντή όση δύναμη, πόρους, ελευθερία και πληροφορίες απαιτούνται για να επιτευχθεί το επιθυμητό αποτέλεσμα. Εάν ο διευθυντής δεν παρέχει στον υφιστάμενο όλα τα απαραίτητα, το αποτέλεσμα θα τεθεί σε κίνδυνο εάν «λύσει εντελώς τα χέρια του» - ο υπάλληλος μπορεί να κάνει κατάχρηση των εξουσιών του και να προκαλέσει καταστροφικά «παιχνίδια εξουσίας». Είναι σε τέτοιες περιπτώσεις που η γραμματέας ή ο υπάλληλος του βεστιαριού αποδεικνύεται ότι είναι σχεδόν τα κύρια άτομα στον οργανισμό, καθώς η δυνατότητα συνάντησης με τον διευθυντή ή το κοινό που παρακολουθεί μια εκδήλωση που έχει προετοιμαστεί για αυτούς μπορεί να εξαρτάται από την καλή θέλησή τους («εισιτήρια έχουν γίνει πωλούνται, αλλά δεν υπάρχουν αρκετοί αριθμοί»).

Όσον αφορά τις ευθύνες του υφισταμένου, πρέπει να περιλαμβάνουν μεθόδους ελέγχου και μεθόδους αναφοράς για την ολοκλήρωση της εργασίας. Ο διευθυντής πρέπει να αποφεύγει τον ρόλο του επόπτη και ταυτόχρονα να παρέχει στον εαυτό του έγκαιρες και συγκεκριμένες πληροφορίες «από το πεδίο». Οι ευθύνες μπορεί να περιλαμβάνουν συμμόρφωση με πρότυπα ασφαλείας, κανόνες εταιρικής δεοντολογίας, προθεσμίες και μορφές αναφορών για την ολοκλήρωση των εργασιών, τήρηση ορισμένων μεθόδων και τεχνολογιών για την επίτευξη του στόχου κ.λπ. Το κύριο πράγμα είναι ότι όλοι οι «κανόνες του παιχνιδιού» , καθώς και γιατί πρέπει να ακολουθούνται, ήταν κατανοητά στους υφισταμένους. Διαφορετικά, μπορεί να προκληθεί δολιοφθορά: οι εργαζόμενοι θα προσπαθήσουν να παρακάμψουν ή να παραβιάσουν απαγορεύσεις που, από την άποψή τους, δεν έχουν νόημα, ενώ το αφεντικό δεν κοιτάζει.

3. Ποια ανταμοιβή περιμένει;

Ο τρίτος κανόνας της επιτυχημένης ανάθεσης είναι η δημιουργία κινήτρων για την ολοκλήρωση της εργασίας. Μπορεί να είναι ένα «ραβδί» («πρέπει να το κάνουμε, διαφορετικά θα τιμωρηθούν») και ένα «καρότο» («αν το κάνουμε, θα λάβουμε μια άξια ανταμοιβής»). Η πρακτική δείχνει ότι οι εργαζόμενοι εργάζονται καλύτερα εάν κατανοούν τις συνέπειες της ολοκλήρωσης μιας εργασίας: ποιο έπαθλο τους περιμένει και υπό ποιες συνθήκες, πώς η λυμένη εργασία θα επηρεάσει τα αποτελέσματα της ομάδας και του οργανισμού συνολικά, τη στάση των καταναλωτών υπηρεσιών και την είσπραξη πρόσθετου εισοδήματος. Δηλαδή, οι εργαζόμενοι πρέπει να καταλάβουν ποια είναι τα οφέλη τους.

Επίσης πολύ σημαντική είναι η σύνδεση μεταξύ της επιτυχούς ολοκλήρωσης μιας εργασίας και των οικονομικών ανταμοιβών, της επαγγελματικής ανάπτυξης, των ευκαιριών για μάθηση και βελτίωσης του επιπέδου των ικανοτήτων κάποιου, της άυλης αναγνώρισης και ενθάρρυνσης. Μόνο τότε το έργο που έχει ανατεθεί θα γίνει αντιληπτό όχι ως βάρος, αλλά ως ευκαιρία και κερδοφόρα προσφορά.

4. Είναι όλα ξεκάθαρα στον εργαζόμενο;

Τέταρτος κανόνας: είναι απαραίτητο να ελέγξετε την κατανόηση του εργαζομένου για το έργο που του έχει ανατεθεί, τις δυνάμεις του και τις συνθήκες κινήτρων. Έχοντας κατακτήσει τέλεια τους τρεις προηγούμενους κανόνες, οι διευθυντές συχνά ξεχνούν την ανάγκη να "συγχρονίσουν τα ρολόγια", να λάβουν σχόλια από τον υφιστάμενο και να βεβαιωθούν ότι κατάλαβε τα πάντα σωστά. Αλλά ακόμα κι αν δεν ξεχνούν, πιστεύουν ότι η «συγκεκριμένη» ερώτηση «Είναι όλα ξεκάθαρα;» και ένα επακόλουθο καταφατικό νεύμα από τον υπάλληλο είναι αρκετά. Αν και τι άλλη απάντηση μπορεί να δώσει η συντριπτική πλειοψηφία των υφισταμένων;

Ας επεξηγήσουμε αυτήν την κατάσταση με ένα παράδειγμα. Κάποτε, ενώ συμβουλευόταν τον διευθυντή ενός οργανισμού για το πώς να θέτει αποτελεσματικά στόχους για τους εργαζόμενους, ο συγγραφέας του άρθρου του συνέστησε τα ακόλουθα. Μετά από διαπραγματεύσεις με τους υφισταμένους, οι τελευταίοι θα πρέπει να γράψουν τα καθήκοντά τους και τις βασικές ερωτήσεις τους και, πριν ξεκινήσουν την εργασία, να μιλήσουν ξανά με τον διευθυντή, με βάση τις σημειώσεις που κρατήθηκαν. Μια μέρα τέτοιας πρακτικής ήταν αρκετή για να βυθιστεί ο διευθυντής σε σοκ: τελικά είδε ξεκάθαρα τη διαφορά ανάμεσα σε αυτά που λέει στις συναντήσεις και σε αυτά που πηγαίνουν να κάνουν οι υπάλληλοί του.

Πράγματι, όλοι οι άνθρωποι αντιλαμβάνονται και κατανοούν τις πληροφορίες διαφορετικά. Εάν ένας διευθυντής σκοπεύει να διαπραγματευτεί και να ενεργήσει από κοινού, πρέπει να λάβει ανατροφοδότηση από τους υφισταμένους του. Αυτό το καθήκον είναι μαζί του! Ίσως ο εργαζόμενος να μην τολμήσει να κάνει διευκρινιστικές ερωτήσεις, από φόβο μήπως φανεί ηλίθιος ή βιάζεται να ξεκινήσει δουλειά. Είναι πιθανό ο υφιστάμενος να είναι σίγουρος ότι μόνο το αφεντικό μπορεί να κάνει ερωτήσεις.

Επομένως, ο διευθυντής είναι αυτός που πρέπει να ρωτήσει τον υπάλληλο πώς κατάλαβε την εργασία. Αυτό το βήμα θα σας επιτρέψει να προσαρμόσετε έγκαιρα τις ενέργειες, να έρθετε σε συμφωνία και πραγματικές συμφωνίες και όχι την ψευδαίσθηση της κατανόησης. Και αντίστροφα: χωρίς σχόλια σχετικά με την εξουσιοδότηση, η πιθανότητα καθυστερημένης ανίχνευσης ενός σφάλματος είναι πολύ υψηλή, υψηλή τιμήγια διόρθωση εσφαλμένα ολοκληρωμένων εργασιών και αμοιβαία απογοήτευση.

5. Υποστήριξη και έλεγχος

Τέλος, ο πέμπτος κανόνας είναι να παρέχεται επαρκής υποστήριξη και επίβλεψη κατά τη διάρκεια της εργασίας. Δεδομένου ότι η ευθύνη για τις αποφάσεις που λαμβάνονται από τον υφιστάμενο, τα λάθη και το τελικό αποτέλεσμα εξακολουθεί να βαρύνει τον διευθυντή, θα πρέπει να συνοδεύσει τη διαδικασία ολοκλήρωσης της εργασίας, "να κρατά το δάχτυλό του στον παλμό". Για να γίνει αυτό, είναι απαραίτητο να συναντηθείτε με υπαλλήλους στους οποίους έχει ανατεθεί εξουσία, να παρακολουθήσετε την πρόοδο των σταδίων εργασίας και να τους παρέχετε πληροφορίες και άλλους πόρους. Είναι σημαντικό οι υφιστάμενοι να γνωρίζουν την ευκαιρία να απευθυνθούν στον διευθυντή τους για συμβουλές, βοήθεια και σχόλια. Πρέπει να δημιουργηθεί επικοινωνία μεταξύ του προϊσταμένου και του υφισταμένου χωρίς εμπόδια, επιτρέποντας την ελεύθερη ανταλλαγή επιχειρησιακών πληροφοριών και δημιουργώντας ένα ενιαίο πεδίο πληροφοριών για τον εξουσιοδοτημένο και τον εξουσιοδοτημένο.

Στο στάδιο της υποστήριξης λαμβάνει χώρα η εκπαίδευση και η ανάπτυξη του εργαζομένου - μπορεί να λάβει συμβουλές, συμβουλές ή έγκριση από τον διευθυντή του, να προσφέρει και να συζητήσει το όραμά του για επίλυση προβλημάτων, νέες μεθόδους δράσης, ιδέες και ευκαιρίες. Με τη σειρά του, ο διευθυντής πρέπει να ανταποκρίνεται εποικοδομητικά και σωστά στις ενέργειες του υφισταμένου, ειδικά όταν συμβαίνουν λάθη και ελλείψεις από την πλευρά του. Το κύριο κριτήριο για την ποιοτική ανατροφοδότηση είναι ότι η αντίδραση των προϊσταμένων πρέπει να εμπνέει τους υφισταμένους και να μην εμποδίζει την εργασία τους, γιατί ένα λάθος είναι απλώς μια ευκαιρία να μάθουν κάτι νέο.

Αναλαμβάνοντας την εξουσία και το καθήκον, ο εργαζόμενος (αν το επιτρέπει το επίπεδο ικανότητας και πρωτοβουλίας του) έχει επίσης το δικαίωμα, μέσα σε ένα δεδομένο πλαίσιο, να αναλαμβάνει υπολογισμένους κινδύνους και να κάνει λάθη. Μόνο όσοι δεν κάνουν τίποτα έχουν το δικαίωμα να κάνουν λάθη. Ωστόσο, το εξουσιοδοτημένο πρόσωπο, κατά κανόνα, είναι υπεύθυνο όχι μόνο για τις αποφάσεις και τις ενέργειές του, αλλά και για την αδράνεια και τις συνέπειές της. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε ακραίες καταστάσεις: όταν δεν υπάρχει χρόνος να τρέξετε στους ανωτέρους για συμβουλές, η ικανότητα και η πρωτοβουλία των εργαζομένων αποκτά ιδιαίτερη σημασία.

Όσον αφορά τον έλεγχο, η μορφή, το χρονοδιάγραμμα και οι μέθοδοι του θα πρέπει να καθορίζονται στο στάδιο του καθορισμού της εργασίας, ώστε να μην προκύψει περιττή ένταση στη σχέση αργότερα. Η ασήμαντη επίβλεψη ή η θέση ενός επόπτη φέρνει μόνο κακό στην εργασία. Επομένως, ο διευθυντής θα πρέπει αρχικά να καθορίσει πώς θα τον ειδοποιήσει ο εργαζόμενος για την πρόοδο της εργασίας και σε ποιες πληροφορίες θα βασιστεί αυτός, ο διευθυντής, όταν συνοψίζει τα ενδιάμεσα αποτελέσματα. Είναι σημαντικό ο εργαζόμενος να κατανοεί την ανάγκη για έλεγχο και να παρέχει αντικειμενικές πληροφορίες για το σκοπό αυτό. Ταυτόχρονα, ο διευθυντής πρέπει να ενημερώσει αμέσως τον υφιστάμενό του για τα αποτελέσματα του ελέγχου. Όταν υπάρχει εξαιρετική σαφήνεια σχετικά με τα κριτήρια για την αξιολόγηση της απόδοσης, συμβάλλει σε μεγάλο βαθμό στην παραγωγικότητα και τα επιτεύγματα των επιτρόπων.

Έτσι, ο έλεγχος υψηλής ποιότητας, με βάση τη συμμόρφωση με τις συμφωνίες και τη λήψη πληροφοριών σχετικά με τα ενδιάμεσα αποτελέσματα, επιτρέπει την έγκαιρη προσαρμογή της κατεύθυνσης κίνησης και τη διόρθωση των σφαλμάτων.

6. Έχετε επιλέξει μια εργασία; Απάντησε την ερώτηση!

Προκειμένου να εκχωρηθούν αποτελεσματικά οι εξουσίες και τα καθήκοντα σε υφισταμένους, ο διευθυντής θα πρέπει πρώτα να απαντήσει ο ίδιος σε πολλές ερωτήσεις σχετικά με την εργασία που επιλέχθηκε για ανάθεση:

Τι θα χρειαστεί να γίνει; Ποιο τελικό αποτέλεσμα πρέπει να επιτευχθεί; Τι θα μπορούσε να είναι εμπόδιο στο δρόμο και τι είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη; Ποια θα είναι η ανταμοιβή για την επίτευξη αποτελεσμάτων;

Ποιος είναι ο καταλληλότερος υποψήφιος για αυτό το έργο; Ποιος θα βοηθήσει; Ποιος ευθύνεται και για τι ακριβώς;

Γιατί πρέπει να πετύχεις τον στόχο σου; Γιατί είναι αδύνατο να μην το πετύχεις; Τι συμβαίνει εάν το πρόβλημα παραμείνει εν μέρει ή πλήρως άλυτο;

Πώς πρέπει να προσεγγίσετε την εργασία; Ποιες μέθοδοι και μέθοδοι πρέπει να χρησιμοποιηθούν; Ποιους κανόνες και κανονισμούς πρέπει να προσέχετε; Πώς θα ελέγξω τη διαδικασία; Πώς θα υποστηρίξω και θα συνοδεύσω τον εργαζόμενο;

-1

Απόσπασμα από το βιβλίο της Daria Bikbaeva "Turn on your heart and brains". Δεν γνωρίζουν όλοι πώς να εκχωρούν εξουσίες, πολλοί το βλέπουν ως απειλή απώλειας ελέγχου. Συνιστούμε να επανεξετάσετε τη στάση σας στον καταμερισμό των ευθυνών.

Μαζί με τον εκδοτικό οίκο Mann, Ivanov και Ferber, δημοσιεύουμε ένα απόσπασμα από το βιβλίο «» της Daria Bikbaeva, της ιδρύτριας ενός από τα πιο επιτυχημένα γραφεία γάμου στη Ρωσία.

Σημαντική αποστολή

Το επόμενο βήμα στην οικοδόμηση μιας επωνυμίας θα πρέπει να είναι ο έλεγχος της απασχόλησής σας: πρέπει να αφήσετε τα σημαντικά πράγματα και να απαλλαγείτε από τα περιττά. Όταν επιφυλάξουμε για τον εαυτό μας μόνο εκείνες τις δραστηριότητες που είναι ενδιαφέρουσες, σημαντικές και απαραίτητες για εμάς και μεταφέρουμε τις υπόλοιπες στους πιστούς μας βοηθούς, η παραγωγικότητά μας θα αυξηθεί σημαντικά. Για να το κάνετε αυτό χωρίς μεγάλη δυσκολία, ξεκινήστε να γράφετε μια νέα λίστα - "Δεν μου αρέσει".

Το να γνωρίζετε τι απολαμβάνετε είναι σημαντικό, αλλά είναι εξίσου σημαντικό να γράψετε όλα όσα δεν σας αρέσουν. Για παράδειγμα, στρώσιμο του κρεβατιού, διεξαγωγή τηλεφωνικών συνομιλιών με πελάτες, πλύσιμο πιάτων, παραμονή στις ουρές, έλεγχος λογιστικών αναφορών, απάντηση σε email, διατήρηση σελίδας σε ένα κοινωνικό δίκτυο, αδίστακτοι εργολάβοι, κακούς ανθρώπους, στενό παντελόνι, γκρινιάρικες γυναίκες κ.λπ.

Πολλοί «δημιουργικοί» άνθρωποι φοβούνται να εκχωρήσουν εξουσία για διάφορους λόγους (βλ. «»). Πρώτον, γιατί «κανείς δεν μπορεί να το κάνει αυτό καλύτερα από εμένα». Δεύτερον, «είναι άβολο να ενοχλείς ή να το εκμεταλλεύεσαι». Και γενικά, η λέξη «αντιπροσωπεία» ακούγεται απειλητική.

Για να μειώσω τη σοβαρότητα της κατάστασης, προτείνω να αλλάξει αυτή η έννοια σε "δώρο". Τα περιττά μας πράγματα για κάποιον μπορούν να γίνουν το καλύτερο δώρο και σωτηρία στην κατάστασή του και εμείς, μεταφέροντας, μοιράζοντας, δίνουμε ένα δώρο στον εαυτό μας, αφού σε αντάλλαγμα λαμβάνουμε το πιο πολύτιμο πράγμα - τον χρόνο που μπορούμε να ξοδέψουμε σε πιο σημαντικά πράγματα.

Πριν ξεκινήσετε να ψάχνετε, πρέπει να καταλάβετε ποιον χρειάζεστε. Επομένως, από τη στιγμή που υπάρχει ανάγκη για νέο υπάλληλο ή ελεύθερο επαγγελματία, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να περιγράψετε τον «ειδικό των ονείρων σας». Να είστε τολμηροί στην περιγραφή σας, μην φοβάστε να ονειρεύεστε το καλύτερο, περιγράψτε ανθρώπινες ιδιότητες, δεξιότητες, τόπος διαμονής, ικανότητα εργασίας 24 ώρες το 24ωρο για ιδέα, γνώση γλωσσών. Πιστέψτε με, ακόμα κι αν είστε 100% σίγουροι ότι τέτοιο άτομο δεν υπάρχει, υπάρχει μια αρκετά μεγάλη πιθανότητα να τον βρείτε ακόμα.
Δημοσιεύστε μια κενή θέση σε όλους τους διαδικτυακούς πόρους σας με το όνομα του επαγγέλματός σας και μια συντομότερη περιγραφή των επιθυμιών σας. Περιγράψτε γιατί η συνεργασία μαζί σας είναι μια κερδοφόρα και μοναδική προσφορά για τους αιτούντες.
Ζητήστε από τους φίλους σας να αναδημοσιεύσουν αυτήν τη διαφήμιση.
Βρείτε διαδικτυακούς πόρους και φόρουμ που θα σας βοηθήσουν να μιλήσετε ακόμη περισσότερο για την «ονειρεμένη δουλειά».
Να είστε προετοιμασμένοι να σας γράψουν πολλοί υποψήφιοι. Η προετοιμασία σας συνίσταται στην εκ των προτέρων σύνταξη μιας δοκιμαστικής εργασίας, την οποία θα στείλετε αυτόματα στο αίτημα που σας έρχεται. Όταν ορίζετε μια εργασία, μην ξεχάσετε να ορίσετε μια προθεσμία, διαφορετικά έχετε κάθε πιθανότητα να περιμένετε να ολοκληρωθεί για αρκετό καιρό. Στατιστικά των απαντήσεων σε δοκιμαστικές εργασίεςπολύ λυπηρό: από τους 100 αιτούντες, μόνο 10 γίνονται δεκτοί για υλοποίηση. Έτσι όμως θα προστατεύσετε τον εαυτό σας από περιττές συναντήσεις με άτομα που μόνο μιλούν και δεν κάνουν τίποτα.
Σε όλους όσους πέρασαν με επιτυχία το στάδιο της δοκιμής, μη διστάσετε να κλείσετε ραντεβού.
Κάντε μια συζήτηση σε φιλικό κλίμα. Κάντε ερωτήσεις από το ερωτηματολόγιο των εργαζομένων (δείτε παρακάτω). Μία από τις πιο σημαντικές ερωτήσεις σε αυτό το ερωτηματολόγιο είναι «Τα τρία καλύτερα έργα/προϊόντα που έχετε δημιουργήσει στη ζωή σας». Είναι σε αυτό το ερώτημα που οι δημιουργικοί άνθρωποι ανοίγουν πιο συχνά και τα μάτια τους φωτίζονται. Και μπορεί να βρείτε ταλέντα που δεν είχαν την ευκαιρία να συμπεριληφθούν σε μια τυπική αίτηση εργασίας.

Μου εμπειρία ζωήςδείχνει ότι μια εργασία που εκτελείται ελάχιστα είναι, πρώτα απ 'όλα, μια εργασία με κακή παράδοση. Ως εκ τούτου, σε οποιοδήποτε στάδιο αλληλεπίδρασης με υπαλλήλους, ελεύθερους επαγγελματίες ή συνεργάτες, είναι πολύ σημαντικό να μπορείτε να το κάνετε αυτό με ικανότητα.

Επτά βήματα για μια επιτυχημένη αντιπροσωπεία

Ρυθμίστε την εργασία Γραφή.
Συμφωνήστε να κατανοήσετε το αποτέλεσμα που θέλετε.
Πείτε μας για τα λάθη σας - αυτό θα βοηθήσει τον υπάλληλο να μην πατήσει στην ίδια τσουγκράνα.
Συμφωνήστε για προθεσμίες, πρότυπα, κριτήρια απόδοσης και ορόσημα για την παρακολούθηση.
Μην δίνετε οδηγίες βήμα προς βήμα - απλώς εργασίες, διαφορετικά θα πρέπει να το κάνετε συνεχώς.
Αναφέρετε τους πόρους που έχει στη διάθεσή του ο εργαζόμενος.
Μιλήστε για τις θετικές και αρνητικές συνέπειες.

Πώς να διατηρήσετε έναν καλό υπάλληλο;

Συχνά διεξάγω έρευνες στις εταιρείες μου. Το ερωτηματολόγιο περιέχει ερωτήσεις όπως: τι σας αρέσει στη δουλειά σας, τι δεν θα θέλατε να κάνετε; Ποιος είναι ο ορισμός σας για το μεροκάματο και ποιος είναι ο επιθυμητός μισθός σας; Περιγράψτε το εύρος των προβλημάτων που επιλύετε. Τι άλλο θα θέλατε να κάνετε; Τι λείπει για αποτελεσματική εργασία; Ποια είναι τα όνειρα, τα σχέδια, οι επιθυμίες σας; Και αυτό είναι μόνο ένα μέρος των ερωτήσεων.

Ο σκοπός ενός τέτοιου ερωτηματολογίου είναι να εντοπίσει τις αδυναμίες στις εταιρικές μας σχέσεις. Εάν χρειάζεστε αυτόν τον υπάλληλο, τότε με βάση τις απαντήσεις του θα βρείτε την ευκαιρία να τον κρατήσετε. Δεν βλέπουν όλοι τα χρήματα ως το πιο σημαντικό πράγμα στη δουλειά τους. Για έναν, η συνέπεια είναι σημαντική, για τον άλλον, η εξέλιξη της σταδιοδρομίας, για έναν τρίτο, ο έπαινος. Πρέπει να κατανοήσουμε τις βασικές αξίες του καθενός. Ναι, κάποιος, αλλά για κάποιον - σχετικά θέματα: μελλοντική σύνταξη, βολικό πρόγραμμα διακοπών, ευκαιρία να επιστρέψετε στην εταιρεία μετά την άδεια μητρότητας. Μερικές φορές η απάντηση στην ερώτηση "Τι λείπει για αποτελεσματική εργασία;" αποδεικνύεται πολύ απλό: για παράδειγμα, αργοί υπολογιστές ή τηλέφωνο χωρίς δυνατότητα πρόσβασης στο Διαδίκτυο. Λύνοντας αυτό το απλό πρόβλημα, όχι μόνο κάνετε τον υπάλληλο σας πιο χαρούμενο, αφού παίρνει αυτό που θέλει και βλέπει πόσο τον εκτιμάτε, αλλά και κάνετε τη δουλειά ολόκληρης της εταιρείας πιο αποτελεσματική.

Παρακάτω θα δείτε το ερωτηματολόγιο που χρησιμοποιώ για να ερευνήσω τους υπαλλήλους μου. Το πλεονέκτημά του είναι ότι είναι κατάλληλο και για πρόσληψη νέων ειδικών. Υπάρχουν μόνο δύο ερωτήσεις που σημειώνονται με αστερίσκο που πρέπει να εξαιρεθούν κατά τη λήψη συνέντευξης από υποψηφίους.

Ερωτηματολόγιο

ΠΛΗΡΕΣ ΟΝΟΜΑ.
Ημερομηνια γεννησης.
Επάγγελμα.
Μισθός διαβίωσης.
Επιθυμητός μισθός.
Τα όνειρά μου.
Τα ταλέντα και οι ικανότητές μου (προσωπικές).
Τι θα ήθελα να κάνω στην εταιρεία;
* Τι χρειάζομαι για να δουλέψω αποτελεσματικά;
Ιδέες για την προώθηση και ανάπτυξη της εταιρείας.
Η ιδανική μου εργάσιμη μέρα.
Το ιδανικό μου έργο/προϊόν.
Τρία καλύτερα έργα/προϊόντα στη ζωή μου (κάτι που δημιούργησες/οργάνωσες μόνος σου και ένιωθες ότι έκανες εξαιρετική δουλειά).
* Δηλώστε τη δική σας επαγγελματικές ευθύνες.

Το τελευταίο σημείο είναι ίσως ένα από τα πιο ενδιαφέροντα. Μερικές φορές δεν συνειδητοποιείτε καν πόσο χρήσιμο κάνει ένας άνθρωπος στη θέση του, αλλά μόλις απαριθμήσει τις πραγματικές του ευθύνες, έχετε την ευκαιρία να δείτε τη δουλειά του διαφορετικά. Συμβαίνει και το αντίστροφο - όταν τα καθήκοντα που εκτελούνται πραγματικά διαφέρουν από αυτό που περιμένετε. Τότε μπορείτε να διορθώσετε γρήγορα την κατάσταση.

Σε κάθε περίπτωση, αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να βρείτε αμοιβαία κατανόηση και να αυξήσετε την αποτελεσματικότητα κάθε εργαζομένου και ολόκληρης της εταιρείας στο σύνολό της.

Πολλοί φοβούνται ότι οι «μεγάλοι» υπάλληλοι θα φύγουν και θα ανοίξουν ανταγωνιστικές εταιρείες. Πριν γεννήσω το τρίτο μου παιδί, η βοηθός μου ( δεξί χέρι) όχι μόνο έφυγε από την εταιρεία μου, αλλά «πήρε» τον κύριο πελάτη, ο οποίος εκείνη τη στιγμή μας έδινε δέκα έργα υψηλού προϋπολογισμού το χρόνο. Δεν χρειάζεται σχεδόν καθόλου να περιγράψω τις αισθήσεις που ένιωσα τότε. Τώρα όμως της είμαι ευγνώμων. Αν δεν συνέβαινε αυτό τότε, δεν θα είχα ξεκινήσει να διεξάγω εκπαιδεύσεις και master classes και δεν θα είχα γράψει βιβλία. Με μια λέξη, δεν θα είχα αρχίσει να εξελίσσομαι με διπλάσια δύναμη και σε κατευθύνσεις που ήταν εντελώς καινούριες για μένα. Ναι, έχασα τον καλύτερο πελάτη μου, αλλά κέρδισα πολλά περισσότερα.

Συχνά, όταν όλα είναι καλά στην επιχείρηση και δεν υπάρχει ιδιαίτερο κίνητρο για να προχωρήσετε, τέτοιες καταστάσεις βοηθούν να «ταρακουνήσετε τον εαυτό σας».

Πότε πρέπει να συγκεντρώσετε μια ομάδα;

Ένα άλλο αρκετά κοινό πρόβλημα που αντιμετώπισα επίσης είναι η στενή κατανόηση της ομάδας. Στο ερωτηματολόγιο που χρησιμοποιώ για να δουλέψω με μαθητές, υπάρχει ένα στοιχείο: «Πες μου για την ιδανική σου ομάδα». Το μεγαλύτερο μέρος των απαντήσεων ακούγεται ως εξής: «Δεν υπάρχει ομάδα αυτή τη στιγμή, αλλά κάποια μέρα θα έχω έναν βοηθό ή έναν προσωπικό βοηθό».

Έτσι, για να δημιουργήσετε μια ομάδα, δεν χρειάζεται να περιμένετε μια ιδιαίτερη στιγμή. Μπορείτε να μαζέψετε ομοϊδεάτες αυτή τη στιγμή, ανά πάσα στιγμή, για οποιοδήποτε έργο σας ενδιαφέρει. Αναζητήστε ταλέντο γύρω σας! Ρωτήστε τι θα ήθελε αυτός ή εκείνος ο ειδικός που χρειάζεστε, τι ονειρεύεται, ποιες ιδέες τον κρατούν ξύπνιο; Μην τον περιορίζετε μέσα στα άκαμπτα όρια της εταιρείας σας, θα πρέπει να είναι ελεύθερος. Διευρύνετε συνεχώς την άποψή σας για την ομάδα.

Όταν ο διάσημος ανθοπώλης Πρέστον Μπέιλι ρωτήθηκε ποια αρχή χρησιμοποιεί για να στρατολογήσει μια ομάδα, απάντησε: «Η αρχή είναι η ίδια - όλοι μπορούν να μου διδάξουν κάτι». Εάν είστε φωτογράφος και συνειδητοποιείτε ότι σας λείπει ένας στυλίστας ή διακοσμητής, αναζητήστε άτομα που να εργάζονται επαγγελματικά σε αυτούς τους τομείς. Αν όλα είναι καλά με το δημιουργικό κομμάτι της εταιρείας σας, αλλά οι πελάτες είναι δυσαρεστημένοι λόγω καθυστερήσεων και καθυστερήσεων, αναζητήστε έναν καλό διοργανωτή. Αν προκύψει η ανάγκη για νέες τεχνολογίες, βρείτε κάποιον που να το καταλαβαίνει και θα σας εξοικονομήσει χρόνο. Με την προσθήκη ενός νέου επαγγελματία στην ομάδα σας, τα έργα σας θα αποκτήσουν δυναμική. Αυτός είναι ο μόνος τρόπος για να εφαρμόσετε cool ιδέες για τις οποίες στη συνέχεια θα μιλήσει όλος ο κόσμος!

Το κύριο καθήκον ενός μάνατζερ είναι να αναπτύξει την επιχείρηση, να αναζητήσει νέες ιδέες και έργα και να αποκτήσει νέες γνώσεις. Το δεύτερο καθήκον είναι να είστε σε επαφή με τους υπαλλήλους και να παρακινήσετε την αυτο-ανάπτυξή τους. Τα ταλέντα πρέπει να φορτώνονται με έργα, ώστε να μην έχουν χρόνο να «ψάξουν αλλού». Εάν τα κάνετε όλα αυτά, τότε δεν θα υπάρχουν προβλήματα με τους υπαλλήλους. Επιπλέον, οι άνθρωποι θα προσπαθήσουν να έρθουν να δουλέψουν μαζί σας.

Στις μέρες μας, όταν από τεχνική άποψη δεν υπάρχουν πρακτικά προβλήματα στην οργάνωση της επικοινωνίας, το πιο σημαντικό είναι να μπορέσουμε να δημιουργήσουμε πραγματική επικοινωνία. Επιτρέπει σε ειδικούς από διαφορετικές πόλεις να δημιουργήσουν εξαιρετικές ομάδες για έργα, να εκπληρώσουν το όνειρό τους να εργάζονται και να ταξιδεύουν ταυτόχρονα. Εκτός από τους εργάτες, δημιουργούνται και φιλίες.

Οι ιστορίες μου

Πιστεύω ότι η επικοινωνία και η δημιουργία μοναδικών ομάδων είναι ό,τι πιο πολύτιμο στα προπονητικά μου προγράμματα. Χάρη στα διαδικτυακά μου master classes, οι άνθρωποι άρχισαν να συναντιούνται και να αλληλογραφούν. Έχουμε ένα μοναδικό «κλειστό» γκρουπ στο οποίο κυριαρχεί η ατμόσφαιρα μεγάλη οικογένεια, αν και υπάρχουν ήδη περισσότερα από χίλια άτομα σε αυτό. Αυτό είναι ένα κοινό προφανώς ενεργών ανθρώπων που αγόρασαν ακριβή διαδικτυακή εκπαίδευση. Τώρα αυτό είναι ένας χώρος έμπνευσης, αλληλοβοήθειας, υποστήριξης και φιλίας. Σε αυτήν την ομάδα, ακόμη και διαδικτυακά, χωρίς να γνωρίζονται μεταξύ τους, άνθρωποι από διαφορετικές πόλεις αρχίζουν να επισκέπτονται ο ένας τον άλλον, να δημιουργούν πολύ ωραία έργα σε εντελώς νέες ομάδες και χώρους.

Διοργανώνω συχνά μεγάλα φόρουμ, φεστιβάλ και συνέδρια, τα οποία προσελκύουν εκατοντάδες δημιουργικούς ανθρώπους από όλη την ΚΑΚ. Σε αυτές τις εκδηλώσεις νιώθω την αίσθηση ενός μεγάλου και φιλικού «στρατοπέδου πρωτοπόρων» και ενός «flash mob» που δημιουργείται. Μια ομάδα από διαφορετικές χώρες, κάποιοι γνωρίζονται ήδη ο ένας τον άλλον, άλλοι έχουν γνωριστεί μόνο μέσα στα κοινωνικά δίκτυα. Όλοι χαμογελούν πλατιά, συναντιούνται σαν παλιοί γνώριμοι, συζητούν ιδέες και προβλήματα και αρχίζουν να δημιουργούν θαύματα.

Μερικοί από τους μαθητές μου, με το έργο της δημιουργίας ενός διαφημιστικού έργου, σημείωσαν παγκόσμιο ρεκόρ στην πόλη τους κατασκευάζοντας τον μεγαλύτερο καναπέ στον κόσμο, ο οποίος στη συνέχεια συμπεριλήφθηκε επίσημα στο βιβλίο των ρεκόρ Γκίνες. Τέτοια πράγματα δεν γίνονται μόνοι τους, ακόμα και με προσωπικό βοηθό.

Αυτό είναι το μέγιστο με αποτελεσματικούς τρόπουςΞεφορτωθήκαμε όλα όσα μας σταματούσαν, καθαρίσαμε τα ερείπια και βρήκαμε την ομάδα των ονείρων μας. Τώρα - πάμε!

ΛΙΣΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ

Για να αφομοιώσετε καλύτερα το υλικό από το κεφάλαιο έβδομο, ολοκληρώστε τις ακόλουθες εργασίες:

φτιάξτε μια λίστα εργασιών που θα θέλατε να αναθέσετε σε κάποιον άλλο.
καταγράψτε ένα σχέδιο δράσης για την αναζήτηση και πρόσληψη νέου υπαλλήλου·
Συμπληρώστε μόνοι σας το ερωτηματολόγιο των εργαζομένων, το οποίο θα προσφέρετε στα μέλη της ομάδας σας στο μέλλον.

Η ανάθεση είναι η μεταφορά μιας εργασίας ή ενέργειας από τη σφαίρα δράσης του διευθυντή σε έναν υφιστάμενο, μαζί με τις απαραίτητες εξουσίες για αυτό.

Ανάθεση στο σύστημα ενεργειών διαχείρισης

Veresov N. N.

Σήμερα θα μιλήσουμε για μια πολύ συγκεκριμένη δράση διαχείρισης, την οποία πολλοί μάνατζερ θεωρούν δικαίως το πιο σημαντικό μυστικό. Όσοι ξέρουν πώς να πραγματοποιήσουν αυτή τη δράση έχουν περισσότερες πιθανότητες από άλλους να επιτύχουν επιτυχία στις δραστηριότητες διαχείρισης. Μπορούμε να πούμε ότι αυτή η ενέργεια είναι ένα είδος όπλου του μάνατζερ και ένα αποτελεσματικό όπλο. Εάν ένας μάνατζερ κατέχει αυτό το όπλο, τότε έχει κάθε λόγο να λέγεται καλός οργανωτής, δεν ζητά θέσεις - του προσφέρονται. Εν ολίγοις, αυτοί που χρησιμοποιούν αυτό το «μυστικό όπλο» κατέχουν σε μεγάλο βαθμό το μυστικό για να κάνουν καριέρα. Αυτή η ενέργεια διαχείρισης ονομάζεται ανάθεση.

Η ανάθεση είναι μια οργάνωση εργασίας στην οποία ο διευθυντής κατανέμει συγκεκριμένα καθήκοντα μεταξύ των υφισταμένων. Μπορούμε να το πούμε αλλιώς: η ανάθεση είναι η μεταφορά σε έναν υφιστάμενο μιας εργασίας ή ενέργειας από τη σφαίρα δράσης του διευθυντή, μαζί με τις απαραίτητες εξουσίες για αυτό.

Η ανάθεση είναι μια απολύτως απαραίτητη ενέργεια. Είτε ο ηγέτης το θέλει είτε όχι, είτε του αρέσει είτε όχι, είτε ξέρει πώς είτε όχι, η ίδια η ζωή σε αναγκάζει να αναθέσεις. Μπορούμε να πούμε ότι οποιοσδήποτε ηγέτης αντιμετωπίζει το αναπόφευκτο, την αντικειμενική ανάγκη για ανάθεση, αναγκάζεται να αναθέσει. Εάν ξέρει πώς να το κάνει αυτό, τότε εκπληρώνει μια από τις κύριες εντολές ενός διευθυντή: «Δεν είμαι εγώ που πρέπει να υπακούω στην εργασία, αλλά η δουλειά πρέπει να υπακούει σε εμένα». Γιατί είναι απαραίτητη η αντιπροσωπεία; Με τουλάχιστονγια δύο λόγους:

Κάθε μέρα, ο όγκος της δουλειάς που πρέπει να κάνει ένας διευθυντής υπερβαίνει πάντα τις φυσικές και χρονικές του δυνατότητες με λίγα λόγια, κάθε μέρα πρέπει να κάνει περισσότερα από όσα μπορεί, περισσότερα από όσα μπορεί. Αυτό είναι απολύτως φυσιολογικό και η ανάθεση εργασιών στους υφισταμένους σας επιτρέπει στον διευθυντή να κάνει περισσότερα.

Είναι απολύτως φυσιολογικό και φυσικό ένας υφιστάμενος να μπορεί να κάνει κάποια δουλειά, να ανταπεξέλθει σε κάποιο έργο καλύτερα από το αφεντικό. Αυτό δεν είναι κάτι που πρέπει να φοβόμαστε - θα πρέπει να ενθαρρύνεται και να καλλιεργείται. Καλός διευθυντής δεν είναι αυτός που μπορεί να κάνει οποιαδήποτε δουλειά καλύτερα από τους υφισταμένους του, αλλά αυτός που τα καταφέρνει ώστε ο κάθε υφιστάμενος να κάνει τη δουλειά του με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.

Επομένως, η ανάθεση είναι ένα από τα βασικά καθήκοντα στη διαχείριση. Ωστόσο, παρόλα αυτά, υπάρχουν διευθυντές που προσπαθούν, όπου είναι δυνατόν, να αποφύγουν την ανάθεση. Γιατί; Αυτό βασίζεται καθαρά ψυχολογικούς λόγους, στερεότυπα συνείδησης και μερικές φορές φόβους. Τι είναι;

«Η αντιπροσωπεία απαλλάσσεται από την περιττή, χωρίς ενδιαφέρον εργασία, επιπλέον, είναι κρίμα να επιβάλλω δουλειά που μπορώ να κάνω μόνος μου».

Αυτό, φυσικά, είναι μια λανθασμένη αντίληψη, γιατί δεν πρέπει να υπάρχει καθόλου επιπλέον δουλειά, και εάν ο διευθυντής έχει κατακτήσει τις ενέργειες του καθορισμού στόχων και του σχεδιασμού, τότε η έννοια της "πρόσθετης εργασίας" παύει να υπάρχει καθόλου. Η επιβολή εργασίας είναι κακή, αλλά αν ο διευθυντής έχει κατακτήσει τις μεθόδους και τους τρόπους παρακίνησης των εργαζομένων να εργαστούν, τότε η επιβολή αποκλείεται.

«Η ανάθεση είναι η εκ νέου ανάθεση υποθέσεων, είναι ένας τρόπος να αποφύγεις την ευθύνη, να τη μεταθέσεις σε έναν υφιστάμενο».

Αυτό δεν είναι αληθινό! Άλλωστε, η ανάθεση είναι μια μορφή καταμερισμού εργασίας και, κατά συνέπεια, καταμερισμός ευθυνών και όχι πάντα σε φθίνουσα κατεύθυνση. Κρίνετε μόνοι σας: σε κάθε περίπτωση, ο διευθυντής είναι υπεύθυνος για την κατάσταση των πραγμάτων στο τμήμα και κατά την ανάθεση, η ευθύνη του δεν μειώνεται, αλλά αυξάνεται, αυξάνεται! Άλλωστε, δεν είναι πλέον υπεύθυνος μόνο για την επίλυση του προβλήματος, αλλά και για το άτομο (για τη σωστή επιλογή αυτού του ατόμου) στο οποίο ανατίθεται η εργασία, ανατίθεται. Άρα η ανάθεση δεν μειώνει την ευθύνη ούτε απαλλάσσει από αυτήν, αλλά, αντίθετα, αυξάνει την ευθύνη τόσο του διευθυντή όσο και των εργαζομένων. Και, παρεμπιπτόντως, αυτός είναι ένας από τους λόγους και της αντίστασης στην αντιπροσωπεία.

«Η ανάθεση συνεπάγεται τη λήψη νέων ευθυνών, πρέπει να επιλέξω έναν κατάλληλο υπάλληλο, να τον διεγείρω και να τον ελέγξω, να δώσω οδηγίες κ.λπ. χωρίς καμία εγγύηση ότι η εργασία θα γίνει πολύ πιο γρήγορα και πιο αξιόπιστα».

Φυσικά, η ανάθεση απαιτεί χρόνο. Αλλά εάν ένας ηγέτης εκχωρεί αποτελεσματικά, τότε κερδίζει περισσότερο χρόνο από ό,τι αφιερώνει στην αντιπροσωπεία. Αυτός ο φόβος λοιπόν είναι συνέπεια της αδυναμίας ανάθεσης, και τίποτα περισσότερο. Άλλωστε, η αποτελεσματικά οργανωμένη αντιπροσωπεία δίνει πολλά. Κρίνετε μόνοι σας:

Η ανάθεση είναι ένας τρόπος παρακίνησης των εργαζομένων.

Η ανάθεση επιτρέπει στον διευθυντή να ανακαλύψει τις ικανότητες των εργαζομένων, το επίπεδο των προσόντων τους και να προσδιορίσει τις δυνατότητές τους.

Και τέλος, η ανάθεση επιτρέπει στον διευθυντή να βρει χρόνο για να λύσει στρατηγικές εργασίες και εργασίες της ομάδας Α χωρίς να «εκτοξεύσει» τα υπόλοιπα. Με άλλα λόγια, δεν θα είναι υπερβολή να πούμε ότι η ικανότητα ανάθεσης είναι η ικανότητα να κάνεις κάτι με τα χέρια άλλων, δηλαδή να οδηγείς.

Τώρα που είμαστε πεπεισμένοι ότι η ανάθεση είναι σημαντική, απαραίτητη και αναπόφευκτη, ας δούμε τις ψυχολογικές συνθήκες για αποτελεσματική ανάθεση. Όπως και όταν αναλύω άλλες ενέργειες διαχείρισης, θα δώσω προσοχή κυρίως στην ψυχολογική πλευρά του θέματος.

Πρώτα απ 'όλα, ας μάθουμε τι μπορεί να ανατεθεί και τι όχι. Έτσι, σε κάθε περίπτωση πρέπει να αναθέσετε:

δουλειά ρουτίνας;

εξειδικευμένες δραστηριότητες (δηλαδή εκείνες τις δραστηριότητες που οι υπάλληλοί σας μπορούν να αποδώσουν καλύτερα από εσάς).

ιδιωτικές ερωτήσεις?

προπαρασκευαστικές εργασίες (έργα κ.λπ.). Σε γενικές γραμμές, σε κάθε συγκεκριμένη περίπτωση, ελέγξτε οποιαδήποτε από τις εργασίες που έχετε μπροστά σας για τη δυνατότητα ανάθεσης. Η αρχή εδώ είναι εξαιρετικά απλή - ό,τι μπορούν να κάνουν οι εργαζόμενοι πρέπει να γίνονται από τους εργαζόμενους. Για να ξεκινήσετε, προσπαθήστε να αξιολογήσετε τέτοιους τύπους εργασίας όπως:

προκαταρκτική διατύπωση (αλλά όχι τελική καθήλωση!) στόχων, σχεδίων, προγραμμάτων και έργων για τα οποία πρέπει να λάβετε αποφάσεις.

συμμετοχή στον χώρο σας σε συναντήσεις στις οποίες μπορούν να παρουσιαστούν τα έργα και οι προτάσεις σας από τους υπαλλήλους σας.

Ποτέ δεν υπόκεινται σε ανάθεση:

διευθυντικές λειτουργίες όπως:

θέτοντας στόχους;

τελική απόφαση για στρατηγικά ζητήματα·

έλεγχος αποτελεσμάτων·

κίνητρα των εργαζομένων?

καθήκοντα ιδιαίτερης σημασίας (καθήκοντα της ομάδας Α).

καθήκοντα υψηλός βαθμόςκίνδυνος;

ασυνήθιστες, εξαιρετικές περιπτώσεις.

τρέχοντα, επείγοντα θέματα που δεν αφήνουν χρόνο για εξηγήσεις ή διπλό έλεγχο·

εμπιστευτικές εργασίες.

Έτσι, όταν ξεκινάτε την εργάσιμη ημέρα σας, εξετάστε όλες τις υπάρχουσες εργασίες σας από την άποψη της δυνατότητας ανάθεσης, εντοπίστε αυτές που μπορούν να ανατεθούν και δράστε.

Πότε να αναθέσετε; Σε καθημερινές εργασιακές καταστάσεις - πάντα, όσο συχνά, και όσο το επιτρέπει το εργασιακό περιβάλλον. Επιπλέον, η ανάθεση θα πρέπει να χρησιμοποιείται σε περίπτωση σημαντικών αλλαγών στην εργασιακή κατάσταση που απαιτούν ανακατανομή λειτουργιών και εξουσιών, και συγκεκριμένα:

όταν αλλάζει η δομή του προσωπικού (νέος διορισμός, προαγωγή, απόλυση κ.λπ.)

κατά την αναδιοργάνωση ή αναδιάρθρωση τμήματος (εταιρείας, τμήματος)·

σε καταστάσεις κρίσης·

σε περίπτωση εμφάνισης νέων τομέων δραστηριότητας ή αλλαγής αρμοδιοτήτων.

Είναι αυτονόητο ότι η ανάθεση δεν είναι απλώς μια ανάθεση στο P1 ή μια εκ νέου ανάθεση μιας εργασίας - είναι μια ανάθεση μιας εργασίας που συσχετίζεται με τις ικανότητες και τις ικανότητες (και τον φόρτο εργασίας!) των υφισταμένων. Ο φόρτος εργασίας των υφισταμένων σας είναι ο πιο σημαντικός ρυθμιστής της δραστηριότητάς σας κατά την ανάθεση.

Το ερώτημα του τρόπου ανάθεσης μπορεί να τεθεί με μεγαλύτερη ακρίβεια: πώς να αναθέτεις σωστά και αποτελεσματικά. Ας το συζητήσουμε. Παρακάτω αναφέρονται οι βασικοί κανόνες ανάθεσης, οι οποίοι είναι κυρίως ψυχολογικού χαρακτήρα. Κανόνες αντιπροσωπείας.

Μεταφέρετε τις δυνάμεις σας όχι για λόγους κύρους, αλλά αποκλειστικά για το καλό της υπόθεσης. Η αιτία, το όφελος της αιτίας, και όχι η φιλοδοξία, είναι το κριτήριο για την ανάθεση.

Χρησιμοποιήστε την ανάθεση ως μέσο αύξησης της αυτοπεποίθησης των υφισταμένων. Αυτό δεν είναι λιγότερο, αν όχι πιο σημαντικό, από την επίλυση της ίδιας της εργασίας που έχει ανατεθεί.

Να είστε έτοιμοι να υποστηρίξετε το άτομο στο οποίο αναθέτετε την εργασία. Ακόμη και ο πιο ανεξάρτητος και ικανός υπάλληλος χρειάζεται την υποστήριξη του αφεντικού, έστω και μόνο για να είναι σίγουρο ότι το αφεντικό τον θεωρεί ακόμα ανεξάρτητο και ικανό.

Εξετάστε την πιθανότητα ότι, έχοντας μάθει την εργασία, ο υφιστάμενος δεν θα λάβει τις πιο ακριβείς και μερικές φορές λανθασμένες αποφάσεις. Φυσικά, υπάρχει μια σειρά εργασιών που πρέπει να επιλυθούν χωρίς σφάλμα, αλλά αυτές οι εργασίες δεν πρέπει να ανατεθούν σε τίποτα.

Αναθέστε απευθείας, χωρίς να χρησιμοποιήσετε συνδέσμους μεταφοράς, για να αποφύγετε το φαινόμενο "σπασμένου τηλεφώνου". Θυμηθείτε τον νόμο της «διάσπασης» και της παραμόρφωσης της έννοιας των πληροφοριών διαχείρισης, που μπορεί να κάνει κακό.

Όταν οι εργαζόμενοι κάνουν λάθη κατά την εκτέλεση καθηκόντων που έχουν ανατεθεί, αναλύστε την αντικειμενική ουσία του θέματος, την ουσία του λάθους και όχι προσωπικές ιδιότητες, ελλείψεις και λανθασμένοι υπολογισμοί του υφισταμένου. Εξάλλου, τελικά, είστε εσείς που τον επιλέγετε για να λύσετε αυτό το πρόβλημα. Γι' αυτό κριτικάρετε προσεκτικά, απαιτήστε όχι μια συγγνώμη, αλλά μια εξήγηση των συνθηκών που οδήγησαν στο λάθος και εποικοδομητικές προτάσεις για τη διόρθωση της κατάστασης.

Έχοντας αναθέσει ένα έργο και αντίστοιχες εξουσίες σε έναν υφιστάμενο, μην παρεμβαίνετε στην πορεία της επίλυσής του χωρίς αρκετά επιτακτικούς λόγους, δηλ. μέχρι να δείτε την πιθανότητα σοβαρών επιπλοκών.

Αναλάβετε την ευθύνη για όλες τις αποφάσεις που λαμβάνονται από τους υφισταμένους σας υπό την εξουσία σας. Εάν είναι επιτυχής, δώστε το σε έναν υφιστάμενο, δηλ. στον άμεσο εκτελεστή της εργασίας σε περίπτωση αποτυχίας, αναλάβετε την ευθύνη. Μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα εκτιμηθεί.

Και το τελευταίο πράγμα που πρόσθεσα μόνος μου: αν δεν θέλετε να κάνετε λάθος σε ποιον να αναθέσετε μια εργασία, ενεργήστε σύμφωνα με την αρχή: «Αναθέστε μια εργασία όχι σε κάποιον που θέλει, αλλά σε κάποιον που μπορεί και είναι ικανός να το λύσει». Όπως μπορείτε να δείτε, αυτές οι συστάσεις, παρά τη σημασία τους, εξακολουθούν να είναι αρκετά γενικές. Επομένως, ας στραφούμε στους κανόνες αποτελεσματικής ανάθεσης γνωστών στη διοικητική ψυχολογία, οι οποίοι διατυπώθηκαν από δυτικούς ερευνητές.

Είκοσι κριτήρια για αποτελεσματική ανάθεση.

Αποστολή νωρίς. Πάρτε μια απόφαση για το τι και σε ποιον θέλετε ή πρέπει να εμπιστευτείτε αμέσως μετά την κατάρτιση ενός σχεδίου εργασίας για την ημέρα.

Αναθέστε ανάθεση σύμφωνα με τις ικανότητες και τις δυνατότητες των υπαλλήλων σας.

Θυμηθείτε - η ανάθεση χωρίς κίνητρο και ερεθίσματα είναι αδύνατη! Παρακινήστε τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια της ανάθεσης.

Αναθέστε μια εργασία ή μια εργασία στο σύνολό της όποτε είναι δυνατόν, αντί ως μερικές, μεμονωμένες εργασίες.

Κάθε φορά που εκχωρείτε, εξηγήστε περί τίνος πρόκειται. μιλάμε για: για μεμονωμένη περίπτωση ή μόνιμη αντιπροσωπεία.

Είναι καλύτερα να αναθέσετε ομοιογενή καθήκοντα στον ίδιο συγκεκριμένο υπάλληλο.

Βεβαιωθείτε ότι ο εργαζόμενος είναι ικανός και πρόθυμος να αναλάβει τη δουλειά.

Προσέξτε να μην εμπιστευτείτε την ίδια εργασία σε δύο υπαλλήλους που δεν το γνωρίζουν, ας το πούμε έτσι, για να είστε στην ασφαλή πλευρά.

Μεταβίβαση εξουσίας και αρμοδιοτήτων μαζί με την εργασία (ακόμα και το δικαίωμα υπογραφής εγγράφων, εάν είναι απαραίτητο).

Καθοδηγήστε τους υπαλλήλους όσο το δυνατόν ακριβέστερα και πληρέστερα κατά την ανάθεση. Βεβαιωθείτε ότι η εργασία που έχει ανατεθεί είναι κατανοητή σωστά. Θυμηθείτε ότι ένας υπάλληλος μπορεί να κάνει μόνο αυτό που του λέτε να κάνει, και όχι αυτό που φανταζόσασταν ή είχατε στο μυαλό σας κατά την παρουσίαση της εργασίας (ο νόμος της «αβεβαιότητας απόκρισης»).

Όταν δίνετε οδηγίες, είναι σημαντικό όχι μόνο να εξηγήσετε την ουσία της εργασίας, αλλά και το νόημα και τον σκοπό της.

Εάν η εργασία είναι περίπλοκη και νέα, τότε η ανάθεση θα πρέπει να πραγματοποιηθεί χρησιμοποιώντας μια μέθοδο πέντε βημάτων, κάθε βήμα της οποίας έχει ένα ορισμένο ψυχολογικό νόημα:

προετοιμάστε τον υπάλληλο (κίνητρο).

εξηγήστε την εργασία (λεπτομερείς οδηγίες).

δείξτε πώς να κάνετε την εργασία (δώστε ένα δείγμα).

να αναθέσει στον εργαζόμενο την εκτέλεση εργασιών υπό επίβλεψη και να το διορθώσει

μεταφέρετε ολόκληρη την εργασία στον εργαζόμενο, αφήνοντας μόνο τον έλεγχο.

Δώστε στον εργαζόμενο την ευκαιρία για περαιτέρω επαγγελματική επικοινωνία και ακόμη και επαγγελματική εξέλιξη προκειμένου να εκτελεί καλύτερα τα σχετικά καθήκοντα που του έχουν ανατεθεί.

Παρέχετε στον υπάλληλο πρόσβαση σε οποιεσδήποτε απαραίτητες πληροφορίες. Οι εργαζόμενοι κρίνουν τη σημασία μιας εργασίας σε μεγάλο βαθμό από το πόσο πλήρως και έγκαιρα λαμβάνουν πληροφορίες.

Αποφύγετε να παρεμβαίνετε στη διαδικασία εργασίας χωρίς καλό λόγο.

Ταυτόχρονα, δώστε στον εργαζόμενο σιγουριά ότι αν προκύψουν δυσκολίες ή προβλήματα, μπορεί πάντα να σας ζητήσει συμβουλές ή υποστήριξη.

Συμφωνήστε με τον υπάλληλο για το πότε, πόσο συχνά και με ποια μορφή θα σας ενημερώνει. Πώς πάνε τα πράγματα;

Παρακολουθήστε τα τελικά αποτελέσματα της εργασίας που σας έχει ανατεθεί και ενημερώστε αμέσως τον υπάλληλο για τα αποτελέσματα του ελέγχου.

Επαινείτε εποικοδομητικά τις επιτυχίες και επικρίνετε τις ελλείψεις στο έργο που γίνεται.

Αυτά είναι τα κριτήρια (αρχές) της αποτελεσματικής ανάθεσης. Η συμμόρφωσή τους σάς επιτρέπει να αποφύγετε πολλά προβλήματα. Και όμως δεν είναι τόσο εύκολο να χρησιμοποιηθούν στην πρακτική διαχείρισης. Για να διευκολυνθεί αυτή η εργασία, οι ειδικοί προσφέρουν μια λίστα ερωτήσεων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν κατά την έκδοση συγκεκριμένων οδηγιών. Απαντήστε μόνοι σας σε αυτές τις ερωτήσεις και τότε θα μπορέσετε να αναθέσετε καθήκοντα στον υπάλληλο σας πιο επιδέξια.

Τι; Τι πρέπει να κάνεις; Ποιες επιμέρους εργασίες πρέπει να ολοκληρωθούν χωριστά; Ποιο θα πρέπει να είναι το τελικό αποτέλεσμα; Ποιες αποκλίσεις από αυτό μπορούν να ληφθούν υπόψη; Τι δυσκολίες πρέπει να περιμένετε;

ΠΟΥ; Ποιος είναι ο καταλληλότερος υποψήφιος για αυτό το έργο; Ποιος πρέπει να βοηθήσει στην εφαρμογή του;

Γιατί; Ποιο σκοπό εξυπηρετεί αυτή η εργασία ή δραστηριότητα; Τι συμβαίνει εάν η εργασία δεν ολοκληρωθεί εν όλω ή εν μέρει;

Πως; Πώς πρέπει να προσεγγίσετε την εργασία; Ποιες μέθοδοι και μέθοδοι πρέπει να χρησιμοποιηθούν; Οι οποίες Κανονισμοί(συνταγές, οδηγίες) πρέπει να προσέξεις; Ποιες αρχές και υπηρεσίες πρέπει να ενημερώνονται; Ποιο μπορεί να είναι το κόστος;

Με τη χρήση τι; Ποια βοηθήματα μπορούν και πρέπει να χρησιμοποιηθούν; Τι έγγραφα μπορεί να χρειαστούν;

Οταν; Πότε πρέπει να αρχίσετε να εργάζεστε; Πότε πρέπει να ολοκληρωθούν οι εργασίες; Ποιες ενδιάμεσες προθεσμίες πρέπει να τηρηθούν; Πότε πρέπει ο υπάλληλος να με ενημερώσει για την κατάσταση; Πότε πρέπει να ελέγξω την πρόοδο μιας εργασίας;

Εν κατακλείδι, θα ήθελα να σταθώ στην ανάλυση ορισμένων τυπικά λάθηκατά την ανάθεση. Η γνώση τους μπορεί να σας βοηθήσει να αναπτύξετε το δικό σας στυλ αντιπροσώπευσης και, από την άλλη πλευρά, να καταλάβετε πώς μπορείτε να βελτιώσετε το στυλ αντιπροσώπευσης.

Σφάλματα ανάθεσης.

Αδυναμία διδασκαλίας. Το πώς ο υφιστάμενος κατάλαβε τις οδηγίες καθορίζει αν θα αντεπεξέλθει στο έργο του. Εντολή:

δείχνει τη σημασία, τη σημασία και την υπευθυνότητα του έργου που του ανατίθεται και, ως εκ τούτου, παρακινεί τον εργαζόμενο να εξασφαλίσει μια λύση υψηλής ποιότητας και να τη λάβει στα σοβαρά·

σας επιτρέπει να αποφύγετε τον πειρασμό να εξηγήσετε την αποτυχία λέγοντας ότι «δέχθηκα κακή εκπαίδευση».

Εικονική αντιπροσωπεία. Αυτή είναι μια κατάσταση κατά την οποία ανατίθενται τα καθήκοντα, οι λειτουργίες και οι εξουσίες που έχουν οι υφισταμένοι δυνάμει των εργασιακών τους ευθυνών. Γι'αυτό. Για να μην συμβεί αυτό και για να αποτρέψετε την απαξίωση του εαυτού σας με τις ενέργειές σας, πριν από την ανάθεση, εξοικειωθείτε με τις εργασιακές ευθύνες των υπαλλήλων σας. Και αν δεν υπάρχουν, τότε αναπτύξτε τα. Αυτό είναι χρήσιμο και μάλιστα απαραίτητο από πολλές απόψεις. Παραδόξως, αλλά αλήθεια - πολλοί εργαζόμενοι δεν γνωρίζουν καλά (ή γνωρίζουν μόνο σε γενικές γραμμές) τις εργασιακές τους ευθύνες. Δύσκολα μπορεί κανείς να μιλήσει σοβαρά για την οργάνωση της δουλειάς σε μια τέτοια ομάδα.

Σφάλμα στην επιλογή αντιπροσώπου. Κανείς δεν είναι απρόσβλητος από αυτό το σφάλμα, ωστόσο, η συμμόρφωση με τους κανόνες ανάθεσης θα μειώσει την πιθανότητα και τις συνέπειες αυτού του λάθους στο ελάχιστο.

Ο προσανατολισμός δεν είναι στα επαγγελματικά, αλλά στην προσωπικότητα. Η αχρεία, η έλλειψη αυτοσυγκράτησης και η υπερβολική συναισθηματικότητα σε ένα τόσο λεπτό θέμα όπως η ανάθεση είναι απαράδεκτα. Η ψυχραιμία και οι ομαλές σχέσεις με τους υφισταμένους είναι απαραίτητες σε όλα τα στάδια της ανάθεσης.

Ανάθεση λειτουργιών και εξουσιών σε ομάδα εργαζομένων χωρίς να ορίζονται ατομικές αρμοδιότητες.

Ο φόβος της «απώλειας εξουσίας». Εάν δεν γνωρίζετε κάτι, είναι καλύτερο να συμβουλευτείτε έναν ειδικό. Όσο για τους υπαλλήλους, το να τους παραδεχτείτε ειλικρινά ότι δεν ξέρετε πώς να λύσετε ένα πρόβλημα δεν θα επιφέρει τόσο μεγάλο πλήγμα στην εξουσία σας όσο νομίζετε.

Το πιο επικίνδυνο λάθος κατά την ανάθεση είναι η ανάθεση της ενοποιητικής ηγετικής λειτουργίας σε υφισταμένους. Ο κύριος συντονιστής των δραστηριοτήτων των υφισταμένων είναι ο αρχηγός.

Άρα, η ανάθεση δεν είναι ένας τρόπος αποφυγής ευθυνών, αλλά μια μορφή καταμερισμού της διοικητικής εργασίας που καθιστά δυνατή την αύξηση της αποτελεσματικότητάς της. Η ανάθεση διευκολύνει το έργο του διευθυντή, αλλά δεν τον απαλλάσσει από την ευθύνη να αποδεχτεί τελική απόφαση, δηλ. την ευθύνη που τον κάνει ηγέτη.

Βιβλιογραφία

Για την προετοιμασία αυτής της εργασίας χρησιμοποιήθηκαν υλικά από τον ιστότοπο http://www.i-u.ru/

Αυτή η διαχειριστική ενέργεια θεωρείται δικαίως από πολλούς μάνατζερ ως μυστική. Όσοι ξέρουν πώς να το εφαρμόσουν έχουν περισσότερες πιθανότητες από άλλους να επιτύχουν επιτυχία σε δραστηριότητες διαχείρισης. Ο μάνατζερ που το κατέχει έχει κάθε λόγο να λέγεται καλός οργανωτής: δεν ζητάει θέσεις - του προσφέρονται. Όσοι έχουν ένα «μυστικό όπλο» έχουν σε μεγάλο βαθμό κατανοήσει το μυστικό της καριέρας τους. Η εν λόγω διαχειριστική ενέργεια ονομάζεται ανάθεση.

Αντιπροσωπεία- αυτή είναι μια οργάνωση εργασίας στην οποία ο διευθυντής κατανέμει συγκεκριμένα καθήκοντα μεταξύ των υφισταμένων. Μπορούμε να το πούμε αλλιώς: η ανάθεση είναι η μεταφορά σε έναν υφιστάμενο μιας εργασίας ή μιας ενέργειας που πρέπει να εκτελέσει ένας διευθυντής, μαζί με τις απαραίτητες εξουσίες για αυτό.

Η ανάθεση είναι μια ενέργεια που είναι απολύτως απαραίτητη. Είτε ο ηγέτης το θέλει είτε όχι, είτε του αρέσει είτε όχι, είτε ξέρει πώς είτε όχι, η ζωή τον αναγκάζει να αναθέσει. Μπορούμε να πούμε ότι αυτό είναι μια αντικειμενική αναγκαιότητα. Εάν ένας διευθυντής ξέρει πώς να κατανέμει συγκεκριμένα καθήκοντα μεταξύ των υφισταμένων, σημαίνει ότι έχει κατακτήσει μια από τις βασικές εντολές ενός διευθυντή: «Δεν πρέπει να υπακούω στην εργασία, αλλά η δουλειά πρέπει να υπακούει σε εμένα». Γιατί είναι απαραίτητη η αντιπροσωπεία; Για δύο τουλάχιστον λόγους:

Ο ημερήσιος όγκος εργασίας που πρέπει να κάνει ένας διευθυντής υπερβαίνει πάντα τις φυσικές και χρονικές του δυνατότητες: κάθε μέρα πρέπει να κάνει περισσότερα από όσα μπορεί, και αυτό είναι φυσιολογικό. Και η ανάθεση υποθέσεων και καθηκόντων στους υφισταμένους του επιτρέπει στον διευθυντή να ολοκληρώσει μεγαλύτερο όγκο εργασίας.
Φυσικά, ένας υφιστάμενος είναι σε θέση να κάνει κάποια δουλειά ή να αντεπεξέλθει σε κάποια εργασία καλύτερα από το αφεντικό. Αυτό δεν είναι κάτι που πρέπει να φοβόμαστε, αλλά μάλλον ενθαρρύνουμε και καλλιεργούμε. Καλός διευθυντής δεν είναι αυτός που μπορεί να κάνει οποιαδήποτε δουλειά καλύτερα από τους υφισταμένους του, αλλά αυτός που τα καταφέρνει ώστε ο κάθε υφιστάμενος να κάνει τη δουλειά του με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.

Η ανάθεση είναι ένα από τα βασικά καθήκοντα στη διαχείριση. Ωστόσο, παρόλα αυτά, υπάρχουν διευθυντές που προσπαθούν, ει δυνατόν, να αποφύγουν την ανάθεση. Γιατί; Αυτή η θέση βασίζεται σε καθαρά ψυχολογικούς λόγους, στερεότυπα συνείδησης και μερικές φορές φόβους. Τι είναι;

1. Η αντιπροσωπεία απαλλάσσεται από την περιττή χωρίς ενδιαφέρον εργασία. Εξάλλου, είναι κρίμα να επιβάλλω σε κάποιον άλλον μια δουλειά που μπορώ να κάνω μόνος μου.

Αυτό είναι, φυσικά, μια πλάνη. Εάν ένας διευθυντής ξέρει πώς να θέτει στόχους και να σχεδιάζει, τότε η έννοια της «επιπλέον δουλειάς» παύει να υπάρχει καθόλου. Η επιβολή εργασίας είναι κακή, αλλά αν ο διευθυντής έχει κατακτήσει τις μεθόδους και τους τρόπους παρακίνησης των εργαζομένων να εργαστούν, τότε η επιβολή αποκλείεται.

2. Η ανάθεση είναι η εκ νέου ανάθεση υποθέσεων είναι ένας τρόπος για να αποφευχθεί η ευθύνη και να μετατεθεί σε έναν υφιστάμενο.

Αυτό δεν είναι αληθινό! Η ανάθεση είναι μια μορφή καταμερισμού εργασίας και, κατά συνέπεια, καταμερισμός ευθυνών, και όχι πάντα σε φθίνουσα κατεύθυνση. Σκεφτείτε μόνοι σας: σε κάθε περίπτωση, ο διευθυντής είναι υπεύθυνος για την κατάσταση των υποθέσεων στο τμήμα και κατά την ανάθεση, η ευθύνη του δεν μειώνεται, αλλά αυξάνεται. Άλλωστε, τώρα είναι υπεύθυνος όχι μόνο για την επίλυση του προβλήματος, αλλά και για το άτομο (ή μάλλον, για την ορθότητα της επιλογής του) που του έχει ανατεθεί το έργο. Άρα η ανάθεση δεν μειώνει την ευθύνη ούτε απαλλάσσει από αυτήν, αλλά, αντίθετα, αυξάνει την ευθύνη τόσο του διευθυντή όσο και των εργαζομένων. Παρεμπιπτόντως, αυτός είναι ένας από τους λόγους της αντίστασης στην αντιπροσωπεία και από τις δύο πλευρές.

3. Η ανάθεση περιλαμβάνει την ανάληψη νέων ευθυνών. Πρέπει να επιλέξω έναν κατάλληλο υπάλληλο, να τονώσω και να ελέγξω τις ενέργειές του, να δώσω τις απαραίτητες οδηγίες, εξηγήσεις κ.λπ., χωρίς καμία εγγύηση ότι η εργασία θα ολοκληρωθεί. Είναι πολύ πιο γρήγορο και πιο αξιόπιστο να το κάνετε μόνοι σας.

Φυσικά, η ανάθεση απαιτεί χρόνο. Αν όμως εκτελεστεί αποτελεσματικά, τότε ο μάνατζερ κερδίζει περισσότερο χρόνο από ό,τι ξοδεύει. Άρα ο παραπάνω φόβος είναι συνέπεια της αδυναμίας ανάθεσης, και τίποτα παραπάνω. Άλλωστε, η αποτελεσματικά οργανωμένη αντιπροσωπεία δίνει πολλά. Κρίνετε μόνοι σας:

Η ανάθεση είναι ένας τρόπος παρακίνησης των εργαζομένων.
Η αντιπροσωπεία δίνει στον διευθυντή την ευκαιρία να ανακαλύψει τις ικανότητες των εργαζομένων, το επίπεδο των προσόντων τους και να καθορίσει τις δυνατότητές τους.
Τέλος, η ανάθεση σάς επιτρέπει να βρίσκετε χρόνο για να αντιμετωπίσετε στρατηγικές εργασίες και εργασίες της Ομάδας Α, ενώ κρατάτε τους άλλους στο επίκεντρο. Με άλλα λόγια, δεν θα είναι υπερβολή να πούμε ότι η ικανότητα ανάθεσης είναι η ικανότητα να κάνεις κάτι με τα χέρια άλλων, δηλαδή να οδηγείς.

Ψυχολογικές προϋποθέσεις για επιτυχημένη ανάθεση

Αρχικά, ας μάθουμε τι μπορεί να ανατεθεί και τι όχι. Σε κάθε περίπτωση, πρέπει να αναθέσετε:

δουλειά ρουτίνας;
εξειδικευμένες δραστηριότητες (δηλαδή, αυτές που οι υπάλληλοί σας μπορούν να κάνουν καλύτερα από εσάς).
επίλυση ιδιωτικών θεμάτων·
προπαρασκευαστικές εργασίες (έργα κ.λπ.).

Σε γενικές γραμμές, σε κάθε συγκεκριμένη περίπτωση, ελέγξτε οποιαδήποτε από τις εργασίες που έχετε μπροστά σας για τη δυνατότητα ανάθεσης. Καθοδηγηθείτε από μια εξαιρετικά απλή αρχή: ό,τι μπορούν να κάνουν οι εργαζόμενοι, πρέπει να κάνουν και οι εργαζόμενοι. Αρχικά, προσπαθήστε να αξιολογήσετε τη δυνατότητα ανάθεσης τέτοιων τύπων εργασίας ως εξής:

α) προκαταρκτική διατύπωση (αλλά όχι τελική έγκριση!) στόχων, σχεδίων, προγραμμάτων και έργων για τα οποία πρέπει να λάβετε αποφάσεις·
β) συμμετοχή στον χώρο σας σε συναντήσεις στις οποίες παρουσιάζονται τα έργα και οι προτάσεις σας.

Ποτέ δεν υπόκεινται σε ανάθεση

Διευθυντικές λειτουργίες όπως:

Καθορισμός στόχων, τελική απόφαση για στρατηγικά θέματα. έλεγχο των αποτελεσμάτων.
Κίνητρα των εργαζομένων.
Καθήκοντα ιδιαίτερης σημασίας.
Καθήκοντα υψηλού κινδύνου.
Ασυνήθιστα, εξαιρετικά πράγματα.
Επίκαιρα, επείγοντα θέματα που δεν αφήνουν χρόνο για εξηγήσεις ή διπλό έλεγχο.
Εμπιστευτικές εργασίες.

Έτσι, καθώς ξεκινάτε την εργάσιμη ημέρα σας, σκεφτείτε να αναθέσετε κάθε εργασία που έχετε, εντοπίστε αυτές που πρέπει να ανατεθούν και αναλάβετε δράση.

Πότε να αναθέσετε; Σε καθημερινές εργασιακές καταστάσεις - πάντα, όσο συχνά και όσο το επιτρέπει το εργασιακό περιβάλλον. Επιπλέον, η ανάθεση θα πρέπει να χρησιμοποιείται όταν η εργασιακή κατάσταση έχει αλλάξει σημαντικά και υπάρχει ανάγκη ανακατανομής λειτουργιών και εξουσιών. Συμβαίνει:

όταν αλλάζει η δομή του προσωπικού (νέος διορισμός, προαγωγή, απόλυση κ.λπ.)
κατά την αναδιοργάνωση ή αναδιάρθρωση τμήματος (εταιρείας, τμήματος)·
σε καταστάσεις κρίσης·
σε περίπτωση εμφάνισης νέων τομέων δραστηριότητας ή αλλαγής αρμοδιοτήτων.

Εννοείται ότι η ανάθεση δεν είναι μια απλή ανάθεση ή εκ νέου ανάθεση μιας εργασίας, αλλά μια ανάθεση μιας εργασίας που συσχετίζεται με τις δυνατότητες και τις ικανότητες (καθώς και τον φόρτο εργασίας!) των υφισταμένων. Ο φόρτος εργασίας των εργαζομένων είναι ο πιο σημαντικός ρυθμιστής της δραστηριότητας ανάθεσης.

Κανόνες αντιπροσωπείας

Μεταφέρετε τις δυνάμεις σας όχι για λόγους κύρους, αλλά αποκλειστικά για το καλό της υπόθεσης. Οι επιχειρήσεις, το όφελος και όχι η φιλοδοξία είναι τα κριτήρια για την ανάθεση.
Χρησιμοποιήστε την ανάθεση ως μέσο αύξησης της αυτοπεποίθησης των υφισταμένων. Αυτό δεν είναι λιγότερο, αν όχι περισσότερο, σημαντικό από την επίλυση της ίδιας της εργασίας που έχει ανατεθεί.
Να είστε έτοιμοι να υποστηρίξετε το άτομο στο οποίο αναθέτετε την εργασία. Ακόμη και ο πιο ανεξάρτητος και ικανός υπάλληλος χρειάζεται την υποστήριξη του αφεντικού, έστω και μόνο για να είναι σίγουρο ότι το αφεντικό εξακολουθεί να τον θεωρεί ανεξάρτητο και ικανό.
Λάβετε υπόψη ότι, έχοντας λάβει μια εργασία, ένας υφιστάμενος μπορεί να μην πάρει τις πιο ακριβείς, και μερικές φορές λανθασμένες, αποφάσεις. Φυσικά, υπάρχουν εργασίες που πρέπει να επιλυθούν άψογα, αλλά αυτές είναι ακριβώς αυτές που δεν πρέπει να ανατεθούν σε άλλους.
Αναθέστε απευθείας, χωρίς να χρησιμοποιήσετε συνδέσμους μεταφοράς, για να αποφύγετε το φαινόμενο "σπασμένου τηλεφώνου". Θυμηθείτε τον νόμο της «διάσπασης» και της παραμόρφωσης της έννοιας των πληροφοριών διαχείρισης, που μπορεί να κάνει κακό.
Σε περιπτώσεις όπου οι εργαζόμενοι κάνουν λάθη κατά την εκτέλεση καθηκόντων που έχουν ανατεθεί, εξετάστε αντικειμενικά την ουσία του θέματος, την ουσία των λαθών και όχι τις προσωπικές ιδιότητες, τις ελλείψεις και τους λανθασμένους υπολογισμούς του υφισταμένου. Εξάλλου, τελικά, είστε εσείς που τον επιλέγετε για να λύσετε αυτό το πρόβλημα. Γι' αυτό κριτικάρετε προσεκτικά, μην απαιτείτε συγγνώμη, αλλά εξήγηση των λόγων που οδήγησαν στο λάθος και εποικοδομητικές προτάσεις για τη διόρθωση της κατάστασης.
Έχοντας αναθέσει μια εργασία και τις αντίστοιχες εξουσίες σε έναν υφιστάμενο, μην παρεμβαίνετε στην πορεία της επίλυσής της χωρίς αρκετά επιτακτικούς λόγους, δηλαδή μέχρι να δείτε ότι μπορεί να προκύψουν σοβαρές επιπλοκές.
Αναλάβετε την ευθύνη για όλες τις αποφάσεις που λαμβάνονται από τους υφισταμένους σας που έχουν λάβει την απαραίτητη εξουσία από εσάς. Εάν είναι επιτυχής, δώστε το σε έναν υφιστάμενο - τον άμεσο εκτελεστή της εργασίας σε περίπτωση αποτυχίας, αναλάβετε την ευθύνη για τον εαυτό σας. Μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα εκτιμηθεί.

Και τέλος: εάν δεν θέλετε να κάνετε λάθος όταν επιλέγετε σε ποιον θα αναθέσετε μια εργασία, ενεργήστε με βάση την αρχή: «Θα πρέπει να αναθέσετε μια εργασία όχι σε κάποιον που το θέλει, αλλά σε κάποιον που μπορεί και είναι ικανός να λύσει το."

Όπως μπορείτε να δείτε, οι συστάσεις που παρατίθενται, παρά τη σημασία τους, εξακολουθούν να είναι αρκετά γενικές. Επομένως, ας στραφούμε στους κανόνες αποτελεσματικής ανάθεσης γνωστών στη διοικητική ψυχολογία, οι οποίοι διατυπώθηκαν από δυτικούς ερευνητές.

Είκοσι κριτήρια για την επιτυχή ανάθεση

Αποστολή νωρίς. Πάρτε μια απόφαση για το τι και σε ποιον θέλετε ή πρέπει να εμπιστευτείτε αμέσως μετά την κατάρτιση ενός σχεδίου εργασίας για την ημέρα.
Αναθέστε ανάθεση σύμφωνα με τις ικανότητες και τις δυνατότητες των υπαλλήλων σας.
Θυμηθείτε - η ανάθεση χωρίς κίνητρο και ερεθίσματα είναι αδύνατη! Παρακινήστε τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια της ανάθεσης.
Αναθέστε μια εργασία ή μια εργασία στο σύνολό της όποτε είναι δυνατόν, αντί ως μερικές, μεμονωμένες εργασίες.
Κάθε φορά που αναθέτετε την ανάθεση, εξηγήστε εάν πρόκειται για μία φορά ή για συνεχή ανάθεση.
Είναι καλύτερα να αναθέσετε τη λύση παρόμοιων εργασιών στον ίδιο υπάλληλο.
Βεβαιωθείτε ότι ο εργαζόμενος είναι ικανός και πρόθυμος να αναλάβει τη δουλειά.
Προσέξτε, θα λέγαμε, «απλώς να είστε στην ασφαλή πλευρά», αναθέτοντας την ίδια δουλειά σε δύο υπαλλήλους που δεν το γνωρίζουν.
Μεταβίβαση εξουσίας και αρμοδιοτήτων μαζί με την εργασία (ακόμα και το δικαίωμα υπογραφής εγγράφων, εάν είναι απαραίτητο).
Καθοδηγήστε τους υπαλλήλους όσο το δυνατόν ακριβέστερα και πληρέστερα κατά την ανάθεση. Βεβαιωθείτε ότι η εργασία που έχει ανατεθεί είναι κατανοητή σωστά. Θυμηθείτε ότι ένας υφιστάμενος μπορεί να κάνει μόνο αυτό που του λέτε και όχι αυτό που φανταζόσασταν ή είχατε στο μυαλό σας όταν παρουσιάσατε την εργασία (ο νόμος της «αβεβαιότητας απόκρισης»).
Όταν δίνετε οδηγίες, είναι σημαντικό όχι μόνο να εξηγήσετε την ουσία της εργασίας, αλλά και το νόημα και τον σκοπό της.
Μεγάλες και σημαντικές εργασίες προτείνεται να ανατεθούν με γραπτή παραγγελία. Αυτό, φυσικά, δεν εξαλείφει την ανάγκη παρακίνησης και προσεκτικής καθοδήγησης στον εργαζόμενο.
Εάν η εργασία είναι περίπλοκη και νέα, τότε κατά την ανάθεσή της, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο των πέντε βημάτων. Τα βήματα αυτής της μεθόδου έχουν μια συγκεκριμένη ψυχολογική σημασία:

προετοιμάστε τον υπάλληλο (κίνητρο).
εξηγήστε την εργασία (λεπτομερείς οδηγίες).
δείξτε πώς να κάνετε την εργασία (δώστε ένα δείγμα).
να αναθέσει στον υπάλληλο να εκτελέσει εργασία υπό επίβλεψη και να διορθώσει τις ενέργειές του.
μεταφέρετε ολόκληρη την εργασία στον εργαζόμενο, αφήνοντας μόνο τον έλεγχο.

Δώστε στον υφιστάμενο την ευκαιρία να προχωρήσει περαιτέρω επαγγελματική κατάρτισηκαι ακόμη και ανάπτυξη σταδιοδρομίας προκειμένου να εκτελούνται καλύτερα τα καθήκοντα που έχουν ανατεθεί.

Παρέχετε πρόσβαση σε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες. Οι εργαζόμενοι κρίνουν τη σημασία μιας εργασίας σε μεγάλο βαθμό από το πόσο πλήρως και έγκαιρα λαμβάνουν πληροφορίες.

Αποφύγετε να παρεμβαίνετε στη διαδικασία εργασίας χωρίς καλό λόγο.

Ταυτόχρονα, δημιουργήστε εμπιστοσύνη στον υφιστάμενο σας ότι αν προκύψουν δυσκολίες ή προβλήματα, μπορεί πάντα να σας ζητήσει συμβουλές ή υποστήριξη.

Συμφωνήστε με τον υπάλληλο για το πότε, πόσο συχνά και με ποια μορφή θα σας ενημερώνει πώς εξελίσσεται το θέμα.

Επαινείτε εποικοδομητικά τις επιτυχίες και επικρίνετε τις ελλείψεις στο έργο που γίνεται.

Αυτά είναι τα κριτήρια (αρχές) για την επιτυχή ανάθεση. Η συμμόρφωσή τους σάς επιτρέπει να αποφύγετε πολλά προβλήματα. Αλλά τα κριτήρια για αποτελεσματική ανάθεση δεν είναι τόσο εύχρηστα στην πρακτική διαχείρισης. Για να διευκολυνθεί αυτό το έργο, οι ειδικοί προσφέρουν μια λίστα ερωτήσεων, οι απαντήσεις στις οποίες θα βοηθήσουν τον διευθυντή να δώσει συγκεκριμένες οδηγίες στους υφισταμένους του. Απαντήστε και σε αυτές τις ερωτήσεις και στη συνέχεια η ανάθεση στον υπάλληλο θα γίνει πιο επαγγελματικά:

Τι;Τι πρέπει να κάνεις; Ποιες επιμέρους εργασίες πρέπει να ολοκληρωθούν χωριστά; Ποιο θα πρέπει να είναι το τελικό αποτέλεσμα; Ποιες αποκλίσεις από αυτό μπορούν να ληφθούν υπόψη; Τι δυσκολίες πρέπει να περιμένετε;
ΠΟΥ;Ποιος είναι ο καταλληλότερος υποψήφιος για αυτό το έργο; Ποιος πρέπει να βοηθήσει στην εφαρμογή του;
Γιατί;Γιατί πρέπει να εκτελέσουμε μια δεδομένη εργασία ή δραστηριότητα; Τι σκοπό εξυπηρετεί; Τι συμβαίνει εάν η εργασία δεν γίνει εν όλω ή εν μέρει;
Πως;Πώς πρέπει να προσεγγίσετε την εργασία; Ποιες μέθοδοι και μέθοδοι πρέπει να χρησιμοποιηθούν; Ποια κανονιστικά έγγραφα (κανονισμοί, οδηγίες) πρέπει να προσέξετε; Ποιες αρχές και υπηρεσίες πρέπει να ενημερώνονται; Ποιο μπορεί να είναι το κόστος;
Με τη χρήση τι;Ποια βοηθήματα μπορούν και πρέπει να χρησιμοποιηθούν; Τι έγγραφα μπορεί να χρειαστούν;
Οταν;Πότε πρέπει να αρχίσετε να εργάζεστε; Πότε πρέπει να ολοκληρωθεί; Ποιες ενδιάμεσες προθεσμίες πρέπει να τηρηθούν; Πότε πρέπει ο υπάλληλος να με ενημερώσει για την κατάσταση; Πότε πρέπει να ελέγξω την πρόοδο μιας εργασίας;

Σφάλματα ανάθεσης

Εν κατακλείδι, θα θέλαμε να σταθούμε στην ανάλυση ορισμένων κοινών λαθών στην ανάθεση. Η γνώση τους μπορεί να σας βοηθήσει να αναπτύξετε το δικό σας στυλ αντιπροσωπείας και να καταλάβετε πώς μπορείτε να το βελτιώσετε.

Αδυναμία διδασκαλίας. Το πώς ο υφιστάμενος κατάλαβε τις οδηγίες καθορίζει αν θα αντεπεξέλθει στο έργο του. Εντολή:

δείχνει τη σημασία, τη σημασία και την υπευθυνότητα του καθήκοντος που ανατίθεται και ως εκ τούτου θέτει τον υπάλληλο για μια ποιοτική λύση και μια σοβαρή στάση απέναντι στο θέμα.
σας επιτρέπει να αποφύγετε τον πειρασμό να εξηγήσετε την αποτυχία λέγοντας ότι «δέχθηκα κακή εκπαίδευση».

Εικονική αντιπροσωπεία. Πρόκειται για μια κατάσταση όπου ανατίθενται τα καθήκοντα, οι λειτουργίες και οι εξουσίες που έχουν οι υφισταμένοι δυνάμει των εργασιακών τους ευθυνών. Για να μην συμβεί αυτό και για να αποτρέψετε την απαξίωση του εαυτού σας με τις ενέργειές σας, πριν αναθέσετε εξοικειωθείτε με τις εργασιακές ευθύνες των εργαζομένων. Και αν δεν υπάρχουν, αναπτύξτε τα. Αυτό είναι χρήσιμο και μάλιστα απαραίτητο από πολλές απόψεις. Παραδόξως, αλλά αλήθεια: πολλοί εργαζόμενοι δεν γνωρίζουν καλά (ή γνωρίζουν μόνο γενικά) τις εργασιακές τους ευθύνες. Δύσκολα μπορεί κανείς να μιλήσει σοβαρά για την οργάνωση της δουλειάς σε μια τέτοια ομάδα.

Σφάλμα στην επιλογή αντιπροσώπου. Κανείς δεν είναι απρόσβλητος από αυτό το σφάλμα, αλλά η τήρηση των κανόνων ανάθεσης θα μειώσει την πιθανότητα και τις συνέπειες αυτού του λάθους στο ελάχιστο.

Ο προσανατολισμός δεν είναι επαγγελματικός, αλλά προσωπικότητα. Η γκρινιά, η έλλειψη αυτοσυγκράτησης και η υπερβολική συναισθηματικότητα σε ένα τόσο λεπτό θέμα όπως η ανάθεση είναι απαράδεκτα. Και η ψυχραιμία και οι ισότιμες σχέσεις με τους υφισταμένους είναι απαραίτητη.

Ανάθεση λειτουργιών και εξουσιών σε ομάδα εργαζομένων χωρίς να ορίζονται ατομικές αρμοδιότητες.

Ο φόβος της «απώλειας εξουσίας». Εάν δεν γνωρίζετε κάτι, είναι καλύτερο να συμβουλευτείτε έναν ειδικό. Όσο για τους υπαλλήλους, μπορείτε ειλικρινά να τους παραδεχτείτε ότι δεν ξέρετε πώς να λύσετε αυτό το πρόβλημα. Αυτό δεν θα προκαλέσει ισχυρό πλήγμα στην εξουσία σας.

Άρα, η ανάθεση δεν είναι ένας τρόπος αποφυγής ευθυνών, αλλά μια μορφή καταμερισμού της διοικητικής εργασίας που καθιστά δυνατή την αύξηση της αποτελεσματικότητάς της. Η ανάθεση καθιστά ευκολότερη τη δουλειά του διευθυντή, αλλά δεν τον απαλλάσσει από την ευθύνη να λάβει την τελική απόφαση, και αυτή η ευθύνη είναι που κάνει τον υπάλληλο ηγέτη.

Σύνολο:0
Σε επαφή με 0
Google+ 0
Εντάξει 0
Facebook 0